ESCAUX net.Desktop User Guide - v2.25

Voorwoord

Copyright

Copyright 2012, ESCAUX N.V.

Vertrouwelijkheid

De informatie bevat in dit document moet behandeld worden als vertrouwelijk en mag enkel gedeeld worden met klanten van ESCAUX. Onder geen voorwaarden mag enig deel van dit document worden doorgegeven aan derde partijen, en dit onder geen enkele vorm.

Doel van dit document

Het doel van dit document is de gebruiker toe te laten de net.Desktop toepassing van ESCAUX te begrijpen en te gebruiken. De ESCAUX net.Desktop is een platformonafhankelijke toepassing voor PC die op verscheidene besturingssystemen kan werken. Ze is ondersteund op Windows XP, Windows Vista, Mac OS X en Ubuntu.

Dit document beschrijft het gebruik van de net.Desktop alsook de verschillen wanneer deze toepassing onder verschillende beheersystemen wordt uitgevoerd.

net.Desktop komt in vier versies: X100, X300, X350 en X500. De lijst hieronder toont de verschillen tussen de drie versies. Features die enkel beschikbaar zijn in de versie X300, X350 of X500 zijn zo ook gemarkeerd in de documentatie.

• net.Desktop X100: laat u toe uw intentionele status te beheren en snel nummers op te roepen.
• net.Desktop X300: X100 uitgebreid met een eengemaakte contactenlijst voor het opzoeken van contacten binnen uw bedrijf en het opzoeken in elke database van uw bedrijf. De communicatiegeschiedenis wordt per contact bijgehouden. Functionaliteiten van oproeplijsten, status en presence zijn beschikbaar. Voice mails kunnen beheerd worden van in de toepassing.
• net.Desktop X.350: X 300 uitgebreid met instant messaging.
• net.Desktop X500: X350 uitgebreid met SMS, video en fax.

Merk op dat faxen ook kunnen verzonden worden dankzij een externe applicatie, hylaFSP. Deze applicatie werkt als een virtuele fax printer op Windows en is compatibel met eendert welke versie van net.Desktop (X100, X300, ...). Voor meer details, zie de hylaFSP user guide of contacteer uw systeem beheerder.

Voor de eenvoud worden verder overal screenshots met het Windows XP besturingssysteem getoond.

Vereisten

net.Desktop is een client-server toepassing. Dit betekent dat aan een aantal vereisten voor de server en het netwerk moet voldaan zijn om net.Desktop volledig te laten functioneren.

Client requirements

Client hardware requirements

Processor	Pentium 4 2.0 GHz or equivalent
Memory	1GB RAM
Hard Disk Space	500MB
Operating system*	Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7, Microsoft Windows 8, Microsoft Windows 10 (netDesktop v2.28+), Apple Mac OS X or Ubuntu Linux
Connection	IP network connection (broadband, LAN, wireless)
Graphics	DirectX 9 compatible video card on Windows
Soundcard (optional)	Full-duplex, 16-bit
Webcam (optional)	DirectX 9 compatible webcam on Windows OS

• On Ubuntu, video chat is currently unsupported.
• On Ubuntu, quick number option is currently unsupported.
• On Mac OS X, quick number option is currently unsupported.
• Microsoft Windows 8 does not support plug-ins in the Start screen and therefore net.Desktop will not run in the Start screen. You will have to switch to the Desktop screen to run net.Desktop.

Operating system requirements

• Local firewall disabled or open to allow ports and traffic mentioned in the previous section.
• QoS DSCP video packet tagging on Windows Vista and beyond requires admin privileges. This is not required on Windows 2000/XP, Mac OS X or Linux. See Microsoft KB 248611.
• Permission to create application data folder in users home directory: e.g. C:\Users\username\.escaux on Windows Vista and Windows 7, /home/username/.escaux on linux and /Users/username/.escaux on MacOS X. This folder is used for caching of contact information and storing application preferences.

Network and Server requirements

Network and SOP requirements are listed on net.Desktop administration guide.

Deze vereisten staan beschreven in de net.Desktop Setup Application Note.

Installatie

De toepassing installeren

Merk op dat de eindgebruiker de net.Desktop toepassing zelf kan installeren. Toch zijn er situaties waarin een stille installatie of een installatie in bulk de voorkeur heeft. Dit hoofdstuk beschrijft de manuele installatie voor een enkele gebruiker.

Windows XP/Vista/7

Initiële installatie:

• Om net.Desktop te installeren, downloadt u eerst de installatiefile van http://sop_ip/netDesktop/netDesktop.msi. In deze link dient u sop_ip te vervangen door het IP-adres van uw SOP appliance waarop uw gebruikersaccount geregistreerd is. Eens de file is opgeslagen, start u hem op en gaat u verder door de installatiewizard.

net.Desktop installatiewizard

Het is mogelijk een automatische installatie te doen via het volgende commando:

msiexec /i netDesktop.msi /quiet/norestart

Een upgrade doen van een oudere versie:

• Als u de vorige installatie hebt gedaan met de Microsoft installatiefile, dan dient u de oudere versie te verwijderen en de nieuwe Microsoft installatiefile uit te voeren.
• Als uw vorige versie geïnstalleerd is via Java WebStart, dan dient u de Java Cache leeg te maken en de Microsoft installatiefile uit te voeren.

Mac OS X/Ubuntu Linux: Java Webstart installatie

Om te installeren of een upgrade te doen, start u de Java WebStart versie van de net.Desktop toepassing via http://sop_ip/netDesktop. In deze link dient u sop_ip te vervangen door het IP-adres van uw SOP appliance waarop uw gebruikersaccount geregistreerd is.

Een upgrade doen van een oudere versie

• U dient het commando Remove the Java Cache uit te voeren voordat u de nieuwere versie van net.Desktop installeert via Java Webstart.

De toepassing verwijderen

Windows XP/Vista/7: Microsoft uninstaller

Om net.Desktop te verwijderen, lanceert u het verwijderprogramma vanuit het “start menu”. U kan ook naar het configuratiepaneel gaan, daar start u “software toevoegen/verwijderen” op, waarin u net.Desktop kan selecteren en verwijderen met de knop “verwijderen”.

Het is mogelijk de toepassing op geautomatiseerde wijze te verwijderen via het volgende commando:

msiexec /x netDesktop.msi /quiet /norestart 

Mac OS X/Ubuntu Linux: Java Cache leegmaken

Om de WebStart versie van de net.Desktop toepassing te verwijderen, gaat u naar de 'Java Cache Viewer' van Java. Deze kan u bereiken door het Java configuratiepaneel te openen en op de ‘View…’ knop in de ‘General’ tab te klikken, of door het commando 'javaws -viewer' uit te voeren.

In de 'Java Cache Viewer' selectecteert u 'Applications' in de dropdown box linksboven en selecteert u net.Desktop in de lijst van toepassingen. Klik op de ‘delete’ knop om de geselecteerde toepassing te verwijderen. Selecteer 'Deleted Application' in de dropdown box en herhaal de vorige stap. net.Desktop webstart is van uw systeem verwijderd.

Login / toepassing verlaten

Login

Wanneer de net.Desktop client opstart, toont hij eerst het login venster. Voer gewoon uw login en paswoord in en druk op ‘Enter’. Als u de volgende keren automatisch wil inloggen, selecteert u gewoon de 'Auto login' check box.

Login window

Wanneer u rechts klikt in het login venster, dan verschijnt er een menu met drie opties:

• Locate Profile: toont een venster van de Windows verkenner met daarin de map van net.Desktop. Deze map bevat onder andere de log files en het bestand met uw persoonlijke instellingen.
• Clear Cache: verwijdert de informatie over uw contacten, oproepen en spraakberichten die lokaal opgeslagen is.
• Delete Profile: verwijdert uw persoonlijke instellingen en laat u inloggen als een andere gebruiker.

Voor de X100 versie is het mogelijk de login in 2 modes te definieren:

• UserPassword: dit is de default configuratie en laat een authenticatie toe op basis van login en paswoord.
• WinLogon: in dit geval zal de net.Dsktop applicatie automatisch de Windows Logon gebruiker detecteren en zich authenticeren op basis daarvan. Dit is een vertrouwde login, het is bijgevolg niet nodig een paswoord te configureren. Tijdens het login process zal het authenticatie venster verschijnen en de progressie tonen, maar het laat niet toe de login naam of paswoord te wijzigen.

Synchronisatie venster (enkel in X300/X500)

Na een succesvolle login, synchroniseert de net.Desktop client de interne database met alle verschillende bronnen van informatie (de lokale ESCAUX SOP appliance, de contacten in Outlook of in uw CRM, …). De eerste keer dat u net.Desktop gebruikt kan dit even duren, afhankelijk van hoeveel informatie er moet gesynchroniseerd worden. Voor meer informatie over de verscheidene mogelijkheden van de synchronisatie, refereer naar het hoofdstuk over databronnen.

Toepassing verlaten

Merk op dat onder Windows het niet volstaat het venster van net.Desktop te sluiten om de toepassing af te sluiten. Om de toepassing volledig te verlaten klikt u rechts op het net.Desktop icoon in het systeemvak en kiest u daar de optie ‘Exit’.

net.Desktop X500 systeemvak menu

Anatomie van de toepassing

Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de verschillende panelen, vensters en tabs van de net.Desktop toepassing.

Feature	X100	X300	X350	X500
Unified Directory
Company Contacts
LDAP/Active Directory
External data sources, CRM (optional)
Call Control
Popup & notifications
Click-to-dial using desk phone
Click-to-dial using soft phone
Click-to-dial using mobile phone
Dial Shortcut*
Blind Transfer
Attended Transfer
Multi-party Conference (planned)
Unified Messaging
Visual Voicemail
Presence
Intentional Status
Phone Status
Keyboard Status
Notify when available
Instant Messaging
Intra-company
SMS
Fax
Outgoing fax client
Multi-media communication
Video communication*
History
Calls
Recordings
Misc
Web link

* Not supported in Citrix, MacOS and Linux environment

Hoofdvenster (enkel in X300/X350/X500)

In het hoofdvenster onderscheiden we 4 zones:

• De bovenste zone, waaronder:
• De onderste zone, waaronder:
• De linkse zone
• De zone met de tabs

Bovenste zone

• Het zoekveld
• De knop voor data synchronisatie
• De knop voor de voorkeuren
• De knop voor hulp

Zoekveld

U kunt zoeken op elk veld van de tabellen van de contacten, de oproepgeschiedenis of de media. Typ gewoon uw zoekterm in in het zoekveld dat zich in de bovenste regio bevindt.

De bovenste zone met het zoekveld.

Voorkeuren

U kan de instellingen van net.Desktop beheren via dit venster. Wanneer u op de ‘Preferences’ knop klikt, verschijnt dit venster en heeft u toegang tot alle instellingen van net.Desktop. Voor meer informatie, zie het hoofdstuk over de voorkeuren.

Help

Wanneer u op de ‘Help’ knop klikt, dan opent u een browser en krijgt u dit document te zien.

Data synchronisatie

Wanneer u op de knop 'Data Synchronisation' klikt, wordt het venster van de synchronisatie getoond. Voor meer uitleg over de verschillende synchronisaties van de data, zie het hoofdstuk over de databronnen.

Onderste zone

De onderste zone bevat de volgende elementen:

• De selectie van de identiteit
• De statusknop
• Het veld voor een gepersonaliseerde boodschap
• Het nummerveld
• De oproepknop
• De selectie van het toestel
• De indicatie van de verbinding

De selectie van de identiteit

Hiermee kunt u uw gewenste identiteit selecteren. Deze komt overeen met een extensie. De mogelijkheid om uw identiteit te selecteren is enkel beschikbaar indien u meer dan één extensie heeft.

Al uw spraakberichten en opgenomen gesprekken worden op de ESCAUX SOP appliance opgeslagen in een folder per extensie.

De selectie van de identiteit

Knop voor de intentionele status

De knop voor de intentionele status staat u toe uw intentionele status en al de daaraan gerelateerde parameters te wijzigen. Deze intentionele status controleert wanneer en hoe mensen u kunnen bereiken en is zichtbaar voor al uw collega’s.

Knop voor de intentional status

De parameters van de intentionele status worden opgeslagen in de SOP appliance. Zelfs als de parameters dezelfde naam hebben, worden ze toch apart opgeslagen voor elke aparte intentionele status. Afhankelijk van de intentionele status die u geselecteerd hebt (Forward, Busy, Holiday, Telework, Office, Record, ...), zullen binnenkomende gesprekken andere acties opstarten. Deze acties worden “callflows” genoemd. Klik op de ‘Apply’ knop om de parameters op te slaan.

Extension settings

Selectie van de intentionele status

Gepersonaliseerde boodschap

Het veld voor de gepersonaliseerde boodschap laat u toe een boodschap in vrije tekst in te voeren die zal worden getoond aan uw collega’s. Deze boodschap kan gebruikt worden om uw intentionele status te verduidelijken, bijvoorbeeld door als boodschap ‘tot 19-10’ te zetten wanneer u uw intentionele status op ‘Holiday’ zet.

Gepersonaliseerde boodschap

Nummerveld

In het nummerveld kan u een telefoonnummer invullen. Het nummer wordt automatisch opgekuist en voorafgegaan van de digit om een buitenlijn te bekomen. Voorbeelden:

• Nationaal nummer 02/686.09.09 wordt omgevormd tot 0026860909
• Nationaal nummer +32 2.686.09.09 wordt omgevormd tot 0026860909
• Internationaal nummer +33 2.565.77.77 wordt omgevormd tot 0003325657777
• Beperking: Internationale nummers zoals +33 (0)2.565.77.77 worden omgevormd tot 00033025657777. Jammer genoeg is er een overbodige ‘0’ tussen 33 en 25 die u zelf dient te verwijderen.

Nummerveld

Oproepknop

Wanneer u op de oproepknop klikt, wordt een oproep gestart naar het nummer in het nummerveld.

Selectie van het toestel

Voor u een oproep start kan u met net.Desktop het toestel kiezen waarmee u de oproep wil maken.

Selectie van het toestel

Indicatie verbinding

Rechtsonder in het hoofdvenster vindt u de indicatie van de verbinding. In het geval de verbinding met de net.Desktop client en de ESCAUX SOP appliance wegvalt, ziet u hier een rood icoon. In dit geval zullen de belangrijkste functies van net.Desktop ophouden te werken. Contacteer uw systeembeheerder om dit probleem op te lossen.

Netwerk verbinding OK

Netwerk verbinding verbroken

Linkse zone

De linkse zone toont een boomstructuur met de verscheidene vensters die beschikbaar zijn in de zone van de tabs. We onderscheiden hierin de volgende elementen:

• Contacten
• Oproepgeschiedenis
• Media
• Web

Navigatieboom

Contacten

De tak van de contacten heeft de volgende takken onder zich:

• Collega’s: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle collega’s binnen uw organisatie.
• Mijn Groep: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle collega’s in uw team.
• Persoonlijk: dit is een vooraf gedefiniëerde zoekopdracht. Wanneer u hier op klikt, krijgt u een lijst van uw persoonlijke contacten. Persoonlijke contacten zijn contacten die u manueel toevoegt in net.Desktop voor uw eigen gebruik.
• Optionele en individueel aanpasbare vriendenlijsten (“buddy lists”). Wanneer u een vriendenlijst aangemaakt heeft, dan kan u deze invullen met de contactpersonen van uw keuze.
• Optionele opgeslagen zoekresultaten. Deze lijsten zijn het resultaat van opgeslagen zoekopdrachten.

Tak contacten

Wanneer u rechts klikt op de tak contacten, dan krijgt u de volgende opties:

• Add Buddy List: maak uw eigen vriendenlijst (“buddy list”) aan. Ga naar het hoofdstuk contactenbeheer voor meer informatie over het beheer van vriendenlijsten.
• Add Query: staat u toe het resultaat van een zoekopdracht op te slaan. Ga naar het hoofdstuk contactenbeheer voor meer informatie over het beheer van zoekopdrachten.
• Add Contact: laat u toe een contact toe te voegen aan uw persoonlijke contacten. Ga naar het hoofdstuk Contacts Management voor meer informatie over het beheer van uw persoonlijke contacten.
• Clear Custom: wist alle vriendenlijsten en zoekopdrachten die u hebt aangemaakt.
• Set as Default: u kunt kiezen welke tak net.Desktop standaard toont wanneer u de tak van de contacten opent. Na de eerste installatie worden standaard alle contacten van de gehele contactenlijst getoond.

Acties op de tak contacten

Oproepgeschiedenis

De tak oproepgeschiedenis heeft de volgende takken onder zich:

• Missed: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle gemiste oproepen van de voorbije week.
• Called: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle oproepen die u de voorbije week gedaan heeft.
• Received: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle oproepen die u ontvangen heeft de voorbije week.

Wanneer u rechts klikt op de tak oproepgeschiedenis, dan krijgt u de volgende opties:

• Set as Default: u kunt kiezen welke tak net.Desktop standaard toont wanneer u de tak van de oproepgeschiedenis opent. Na de eerste installatie worden standaard zowel alle oproepen die u tijdens de voorbije week gedaan, gemist als ontvangen heeft, getoond.

Tak oproepgeschiedenis

Media

De tak van de media verzamelt alle media die door net.Desktop gebruikt worden. Deze zijn uw spraakberichten, opgenomen gesprekken en faxberichten.

• Voicemails: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van al uw spraakberichten.
  • Inbox: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle spraakberichten die u de voorbije week ontvangen heeft.
  • Old: deze lijst toont alle spraakberichten die u manueel heeft verhuisd van de Inbox map naar de map Old.
• Recorded Calls (enkel voor X500): dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle opgenomen gesprekken.
  • Inbox: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle gesprekken die de voorbije week zijn opgenomen.
  • Old: deze lijst toont alle opgenomen gesprekken die u manueel heeft verhuisd van de Inbox map naar de map Old.
• Fax (enkel voor X500): dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle verstuurde faxberichten en alle faxberichten die in de wachtlijn staan om verstuurd te worden.
  • Outbox: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle faxberichten die in de wachtlijn staan om verstuurd te worden.
  • Sent: dit is een voorgedefinieerde zoekopdracht. Als u hierop klikt, dan krijgt u een lijst van alle verstuurde faxberichten.

Wanneer u rechts klikt op de tak media, dan krijgt u de volgende opties:

• Set as Default: u kunt kiezen welke tak net.Desktop standaard toont wanneer u de tak van de media opent. Na de eerste installatie worden standaard alle media van uw huidige identiteit (extensie) getoond.

Tak media

Web

De tak web bevat voorgedefinieerde webpagina’s en zelf ingestelde links. De voorgedefinieerde webpagina’s kunnen enkel worden toegevoegd door de systeembeheerder. Dit kan bijvoorbeeld een link zijn naar het intranet van het bedrijf.

Tak web

Wanneer u rechts klikt op de tak web, dan krijgt u de volgende opties:

• Add Link: hiermee kan u zelf nieuwe links toevoegen.
• Clear Custom: hiermee kan u alle zelf toegevoegde links verwijderen.
• Set as Default: u kunt kiezen welke tak net.Desktop standaard toont wanneer u de tak web opent. Na de eerste installatie worden standaard alle web pagina’s getoond.

Acties op de tak web

Webpagina’s opgeroepen door een binnenkomende oproep

Via de ESCAUX SMP kan de systeembeheerder instellen dat net.Desktop een bepaalde website moet openen wanneer een oproep binnenkomt.

Zone met tabs

De tabs regio bevat de volgende toepassingstabs:

• Contacten
• Oproepgeschiedenis
• Media (fax, voicemail, opnames)

Contacten tab

Dit paneel geeft toegang tot de kern van net.Desktop. Het geeft de unified directory weer die al uw contacten bevat. Voor elk contact is de volgende informatie zichtbaar:

• Voornaam
• Familienaam
• Departement (interne contacten) of Bedrijf (externe contacten)
• Extensie
• Intentionele Status + Gepersonaliseerde Boodschap (interne contactacten): het toont de status van de gebruiker en de communication flow die gebruikt zal worden wanneer de extensie van deze gebruiker gebeld wordt. Als er een Gepersonaliseerde Boodschap werd ingegeven, zal deze weergegeven worden. Indien er geen Gepersonaliseerde Boodschap is, zal de standaard benaming van de geselecteerde Intentionele Status getoond worden.
• Telefoon Status (interne gebruikers): dit icoon toont de status van de voorkeurstelefoon van de gebruiker. Indien u klikt op het telefoon icoon, zal de extensie van de gebruiker gebeld worde. De status kan zijn:
  • Idle: de telefoon is gereed om oproepen te ontvangen
  • Busy: de telefoon is bezet
  • Unregistered: de telefoon staat uit of is niet aangesloten
• Indien de gebruiker een primair en een secundair telefoontoestel heeft:
  • • Het icoon toont een bezet-status wanneer ten minste één van de telefoontoestellen bezet is
    • Het icoon geeft aan dat de gebruiker geregistreerd is wanneer ten minsten één van uw telefoontoestellen geregistreerd is
• Mobiele Telefoon: Indien u klikt op het GSM icoon, zal het GSM nummer van de gebruiker gebeld worden.
• Email: indien u klikt op het email icoon, opent een nieuw email scherm, gericht aan uw contact
• Keyboard Status: dit icoon toont de status van de toetsenbordactiviteit van de gebruiker. Indien u klikt op het toetsenbord icoon, start een tekstsessie voor chat of SMS op. Volgende statussen zijn mogelijk:
  • Active: de gebruiker is actief op zijn toestenbord
  • Away: de gebruiker is reeds een tijdje niet bezig op zijn computer
  • Extended Away: de gebruiker is reeds langere tijd niet actief op zijn computer
  • Inactive: de net.Desktop van de gebruiker is niet aangesloten
• Informatiebron icoon: toont wat de bron van de informatie is (Internal Directory, Outlook, CRM...)

Kolommen

De kolommen kunnen gesleept en verplaatst worden. De hoofding van de kolom kan twee acties veroorzaken:

• De kolom sorteren : één enkele klik zal de kolom in dalende of stijgende orde sorteren.
• Tonen/Verbergen kolommen: een rechtermuisklik op de hoofding doet een aanklik menu verschijnen die u toelaat een kolom de tonen of te verbergen.

Toon/Verberg Contacten kolommen

Acties door muisklik in de Unified Directory

Rechterklik

Rechterklikken op een lijn in de directory doet een menu verschijnen die toont welke acties u kan ondernemen voor dit contact:

• Telefoon bellen
• GSM bellen
• Chat verzenden (enkel voor X350 en X500)
• SMS verzenden (enkel voor X500)
• Email verzenden
• Een contact toevoegen of verwijderen in een bestaande 'Buddy List'.
• Een waarschuwing krijgen wanneer bereikbaar per telefoon. De contactpersoon moet intern zijn en de telefoonstatus moet anders zijn dan 'idle'.
• Een waarschuwing krijgen wanneer beschikbaar voor chat. De contactpersoon moet intern zijn en de status van het toetsenbord moet anders zijn dan 'on-line'.

Menu voor het ingeven van contacten

Dubbele klik

Indien u tweemaal klikt een rij in de directory, verschijnt het Unified Communication venster van de contactpersoon. Dit venster laat u toe om te bellen, te chatten en videocommunicatie te doen met uw contacten. Voor meer informatie over de Unified Communication vensters, zie het hoofdstuk over Unified Communication venster.

Oproepgeschiedenis tab

De oproepgeschiedenis tab geeft alle ontvangen, gemiste en gedane oproepen weer. Standaard ziet u de drie types in een lijst. Specifieer een onderverdeling door te klikken op de links in de navigatieboom aan de linkerkant onder de Oproepgeschiedenis.

Door te klikken op het rode, groene of blauwe icoon, kan u het bijhorende nummer bellen.

• Gebeld
• Gemiste oproep
• Ontvangen oproep

In geval van een gemiste oproep zal het icoon van de Oproepgeschiedenis tab een uitroepingsteken toevoegen. Deze zal verdwijnen wanneer u de Gemiste oproepen ondertak onder de tak Oproepgeschiedenis bezoekt.

Gemiste oproep

Kolommen

De kolommen kunnen gesleept en verplaatst worden. De hoofding van de kolom kan twee acties veroorzaken:

• De kolom sorteren : één enkele klik zal de kolom in dalende of stijgende orde sorteren.
• Tonen/Verbergen kolommen: een rechtermuisklik op de hoofding doet een aanklik menu verschijnen die u toelaat de kolom de tonen of te verbergen.

Toon/Verberg Oproepengeschiedenis kolommen

Zoekfunctie

Wanneer de Oproepgeschiedenis tab zichtbaar is , kan u hierin zoeken via het zoek-veld bovenaan. U kan de volgende specifieke woorden gebruiken om uw zoekopdracht te verfijnen:

• today: u krijgt de ontvangen / gemiste / gerealiseerde oproepen van de huidige dag te zien
• yesterday : u krijgt de ontvangen / gemiste / gerealiseerde oproepen van de vorige dag te zien
• this week: u krijgt de ontvangen / gemiste / gerealiseerde oproepen van de huidige week te zien

Queue & pickup gedrag

Naast de klassieke weergave van de geplaatste, ontvangen en gemiste oproepen vertoond de net.Desktop een specifiek gedrag in de volgende situaties:

• Als u ingelogd bent in een queue en oproepen ontvangt van deze queue zullen deze in de gesprekshistoriek weergegeven worden als aanvaarde oproepen, en de oproepen die u niet hebt genomen als gemiste oproepen. Op deze manier kunnen we verzekeren dat, wanneer een oproep binnenkomt en via een queue naar verschillende telefoons wordt gestuurd, enkel diegene die de oproep heeft aanvaard hiervan een spoor in de gesprekshistoriek ziet. Als u toch een spoor wilt houden van een oproep dat niet door een van de agenten is opgenomen, stuur dan het gesprek naar een agent door wanneer de timeout van een queue is bereikt.
• Als u in een groep zit met anderen en pickup is geactiveerd, zal de gesprekshistorie gelijkaardig zijn. Als u een gesprek ontvangt en niet opneemt zullen andere in dezelfde groep een pickup voorstel krijgen. Als een van hen de oproep neemt zal die persoon een nieuwe 'Geplaatste oproep' in de gesprekshistoriek zien verschijnen (omdat een pickup in feite een uitgaand gesprek is) en u zal een "Nieuwe oproep opgenomen" in uw gesprekshistoriek zien. Als niemand de oproep neemt, zal niemand behalve uzelf een gemiste oproep in uw gesprekshistoriek zien.

Media tab

De Media tab bevat drie soorten elementen: voicemails, opgenomen gesprekken en faxen. Standaard ziet u de drie in een lijst. Specifieer een subtype door te klikken op een tak van de navigatieboom aan de linkerkant onder de Media tak.

Media tab

Wanneer een oproep doorgestuurd werd naar uw Voicemail, zal het Media tab icoon een uitroepingsteken toevoegen. Deze zal verdwijnen wanneer u de Inbox, die deel uitmaakt van de tak Voicemails tak, bezoekt.

Een nieuwe voicemail is toegekomen

Voicemails

De voicemail link geeft u toegang tot uw voicemail box. Deze laat toe uw nieuwe berichten te raadplegen en te beheren. De Inbox bevat nieuwe voicemails en de 'Old voicemails' bevat de voicemails die u voordien heeft bewaard door op de onderstaande Save knop te klikken.

• Play voicemail: klik op het icoon om de voicemail af te spelen met de interne media-speler van de net.Desktop of doe een rechterklik om een menu weer te geven om de voicemail af te spelen met de standaard media-speler van het systeem
• Save voicemail: verplaatst de voicemail naar de 'old folder'
• Delete voicemail: Verwijdert de voicemail

Voicemails overzicht

Een rechterklik op een voicemail geeft de volgende mogelijkheden:

• Internal Player: laat u toe om te luisteren naar een voicemail via de interne media-speler van de net.Desktop.
• System Player: laat u toe om te luisteren naar een voicemail via de media-speler van het systeem.
• Copy URL: laat u toe om het huidige voicemail adres te copiëren naar de clipboard. Dit kan handig zijn wanneer u een belangrijke link wenst te verzenden via SMS, IM of email.

Acties in het Voicemail overzicht

Opnames (enkel voor X500)

Opnames worden op dezelfde manier behandeld als de voicemails. U kan de nieuwe opnames selecteren in de navigatieboom aan de linkerkant. De Inbox bevat de recente opnames en de 'Old recordings' folder bevat de opnames die u voordien heeft bewaard door op save recording te klikken.

• Play recording: klik op het icoon om de opname af te spelen met de interne net.Desktop speler of rechterklik om een menu weer te geven om de opname af te spelen met de standaard systeem speler
• Save recording: verplaatst de opnames naar de 'old folder'
• Delete recording: verwijdert de opname

Overzicht Opgenomen Oproepen

Een rechterklik op een opgenomen oproep geeft de volgende opties:

• Internal Player: laat u toe om te luisteren naar een opgenome oproep via de interne media-speler van de net.Desktop.
• System Player: laat u toe om te luisteren naar een opgenomen oproep via de media-speler van het systeem.
• Copy URL: laat u toe om het huidige adres van de opgenomen oproep te copiëren naar de clipboard. Dit kan handig zijn wanneer u een belangrijke link wenst te verzenden via SMS, IM of email.

Acties in het Overzicht van de Opgenomen Oproepen

Fax (enkel in X500)

net.Desktop kan uitgaande faxen voor u verzenden. Om deze mogelijkheid te gebruiken, raadpleeg het hoofdstuk over Fax.

Overzicht faxen

Unified Communication venster (enkel in X300/X350/X500)

Elke keer dat u een communicatiesessie opstart of ontvangt (telefonische oproep, video oproep, chat bericht, SMS, enz.), zal een nieuw venster, Unified Communication venster genoemd, geopend worden.

U kan ook manueel een Unified Communication venster openen door te dubbel te klikken op een contact in de Contacten tab. Dit venster bevat de volgende informatie:

• Contact Details
• Consult - Transfer
• Text Messaging
• Video

Bovenaan het Unified Communication venster ziet u 5 knoppen voor het beheren van de oproepen:

• 'Dial' om de hoofdextensie van uw contact te bellen
• 'Hangup' om de oproep te beëindigen, alleen actief tijdens de oproep
• 'Recording' om de oproep op te nemen, alleen actief tijdens een gesprek
• 'Consult Call' om een tweede oproep te maken tijdens het gesprek, alleen actief tijdens de oproep

De linker bovenhoek van het Unified Communication venster toont ook een video beeld . Dit beeld zal worden vervangen door het live beeld van de andere partij tijdens een actieve video sessie.

Hoofding Unified Communication venster

Contact Details

Het 'Contact Details' scherm toont de volgende informatie:

• Display name: wanneer u een oproep ontvangt wordt de Caller ID uit het netwerk weergegeven, indien deze beschikbaaris.
• Contact: weergave van de naam van het contact die overeenkomt met het nummer dat door het netwerk wordt meegestuurd.
• Send email: het email adres van de contactpersoon; u kan een email verzenden door te klikken op het adres.
• Call phone: het telefoonnummer van de contactpersoon; u kan een oproep starten door te klikken op het telefoonnummer.
• Call mobile: het GSM nummer van de contactpersoon; u kan een oproep starten door op het mobiel nummer te klikken.
• Last Calls: oproepgeschiedenis lijst van deze bepaalde contactpersoon.

Spraak communicatie / Consult - Transfer

Het 'Consult-Transfer' overzicht kan worden opgeroepen tijdens een gesprek via de 'Consult Call' knop. Deze wordt gebruikt om een actieve oproep door te schakelen naar een derde partij en eerst de beschikbaarheid na te gaan.

Mini directory

Transfer of Hang-up

Tekst communicatie: chat (enkel in X350 en X500), sms (enkel in X500)

Het 'Text' overzicht geeft de volgende elementen weer:

• "Text communication log": deze regio toont alle verkregen en verzonden boodschappen tijdens uw tekst gesprek.
• "Text input field": om een boodschap te versturen, typ het in de "text input field" en druk op enter.
• "Direct" or "SMS":
  • "Direct": de boodschap zal rechtstreeks worden verzonden naar de net.Desktop van de andere partij
  • "SMS": de boodschap zal worden verstuurd naar de GSM van de andere partij (hiervoor is bijkomend een SMS server vereist)
• "Keyboard icon" onderaan het scherm begint te knipperen wanneer de andere partij actief is op zijn toetsenbord.

Als een chat bericht niet verstuurd kon worden, is het mogelijk deze te versturen via SMS of email naar uw contactpersoon.

Video communicatie (enkel in X500)

Het 'Video' overzicht toont 4 knoppen onder het voornaamste video venster:

• Video Settings: past uw webcam instellingen aan. Tijdens de video communicatie is het mogelijk om de bandbreedte van de video stream van de net.Desktop aan te passen door de kwaliteitsregelaar te schuiven in het instellingsscherm. De waarde van de regelaar is uitgedrukt in kbps en verwijst naar de raw video stream zonder netwerk protocol overhead.
• Start Video: zend een uitnodiging naar de andere partij om de video te starten en uw video te verzenden
• Stop Video: stopt de video sessie
• Dock/undock: plaatst of verplaatst de video in een apart venster

• Gekende beperking: video communicatie wordt niet ondersteund op Ubuntu.

Systeemvak

Het systeemvak icoon zal uw Intentionele Status icoon weergeven in de navigatie-bar onderaan uw scherm. Rechtsklikken opent een menu met verschillende opties:

• Intentional Status options: door te klikken kan u de gewenste Intentionele Status selecteren.
• net.Desktop: klik erop om de net.desktop applicatie weer te geven (enkel in X300/X350/X500)
• Quick Number: klik erop om het Snelnummer scherm te openen.
• Preferences: klik erop om het voorkeurenscherm te openen.
• About: klik erop om het net.Desktop venster te openen. Het bevat de informatie over de software versie en het systeem.
• Help: klik erop om uw browser te openen en dit document weer te geven.
• Exit: klik erop om de net.Desktop applicatie te verlaten.

Menu Systeemvak Icoon

In X100, bevat het systeemvak menu ook profiel parameters met overeenkomstige waarden. In de onderstaande illustratie zijn dit ForwardExtension en netDesktopIM parameters.Indien u op een van deze parameters klikt, opent het Profile Parameters scherm met een focus op de relevante parameter. net.Desktop X100 System Tray menu with Profile Parameters

net.Desktop X100 Profile Parameters window

Voorkeuren

Opmerking: het is mogelijk dat sommige parameters in de voorkeuren van net.Desktop geblokkeerd zijn. Dit is het geval wanneer uw system administrator beslist heeft geen controle over deze parameters aan de eindgebruiker te geven.

Voorkeuren voor het ikoon in het systeemvak (enkel in X100)

Definitie van de verschillende velden die beschikbaar zijn via het ikoon in het systeemvak:

• Autologin: deze actie start of stopt de autologin procedure. Login gebeurt automatisch op basis van een lokaal opgeslagen paswoord.
• Forget password: deze actie verwijdert het lokaal opgeslagen paswoord, in het geval dit bestaat. De actie annuleert ook de autologin.
• Language: selecteer de taal van uw keuze. U moet net.Desktop opnieuw opstarten voor de nieuwe taalkeuze in voege treedt.

Algemene Voorkeuren (enkel in X300/X350/X500)

Definitie van de verschillende velden:

• Language: kies uw taal. U moet net.Desktop opnieuw opstarten om de nieuwe taalkeuze te activeren.
• Auto Login: als u hiervoor kiest, hoeft u uw paswoord niet meer in te geven. De login gebeurt automatisch op basis van een lokaal bewaard paswoord.
• Keyboard presence:
  • Away: deze timer bepaalt na hoeveel tijd u door andere gebruikers als 'away' zal gezien worden.
  • Extended Away: deze timer bepaalt na hoeveel tijd u door andere gebruikers als 'away for a longer time' zal gezien worden.
• Dial Prefixes:
  • PBX: prefix om een buitenlijn te bereiken
  • Country: uw landcode
  • International: prefix om een internationale lijn te bereiken
  • National: prefix om een nationale lijn te bereiken

Oproepbeheer (enkel in X300/X350/X500)

Definitie van de verschillende velden:

• Incoming
  • Popup net.Desktop contact: opent het Unified Communication venster wanneer u een oproep ontvangt.
  • Popup Outlook contact: opent het Outlook contact venster wanneer u een oproep ontvangt van een Outlook contact.
  • Show notification: geeft een klein venster weer wanneer u een oproep krijgt.
• Outgoing
  • Popup net.Desktop contact: opent het Unified Communication venster wanneer u een oproep opstart.
  • Popup Outlook contact: opent het Outlook contact venster wanneer u een Outlook contact opbelt.
• Misc - Close net.Desktop contact
  • Manually: u dient het Unified Communication venster manueel te sluiten na het beëindien van de oproep.
  • When call ends: sluit het Unified Communication venster automatisch na het beëindigen van de oproep.
  • After inactivity of: sluit het Unified Communication venster na de ingestelde tijd.

Sneltoetsen (enkel in X300/X350/X500)

Definitie van de verschillende velden:

• Contact Lookup: selecteer de toetsencombinatie om het hoofdvenster van de net.desktop weer te geven en uw cursor in het zoekveld te plaatsen (alleen voor Windows platform)
• Quick Number: selecteer de toetsencombinatie om het Snelnummer venster weer te geven

Databronnen (enkel in X300/X350/X500)

Definitie van de verschillende velden:

• Selection
  • ESCAUX Corporate Directory: als geselecteerd, zal de Unified Directory contacten bevatten die komen van de ESCAUX SOP appliance
  • Outlook Contacts: als geselecteerd, zal de Unified Directory Outlook contacten bevatten.
  • Call History: als geselecteerd, zal de oproepgeschiedenis gesynchroniseerd worden vanuit de ESCAUX SOP appliance
  • Voicemails: als geselecteerd, zullen de voicemails gesynchroniseerd worden vanuit de ESCAUX SOP appliance

Verzoek tot toegang Outlook

• Bewaren van de oproephistoriek
  • Aantal dagen dat de oproephistoriek bewaard dient te worden: net.Desktop zal informatie die ouder is dan deze termijn verwijderen wanneer er een synchronisatie plaats vindt. Er zal geen oudere informatie opgehaald worden tijdens de synchronisatie.
• Synchronise datasources at startup?
  • No: contacten zullen niet automatisch gesynchroniseerd worden bij het opstarten van net.Desktop; een manuele synchronisatie is mogelijk na het opstarten
  • Yes: contacten zullen automatisch gesynchroniseerd worden bij het opstarten van net.Desktop
  • Ask: een pop-up zal verschijnen bij het opstarten om de gebruiker te vragen om te synchroniseren of niet

Telefoons (enkel in X300/X350/X500)

De telefoon tab laat u toe een gebruiksvriendelijke naam in te geven voor uw verschillende toestellen.

Fax (enkel in X500)

Voor meer informatie over deze parameters, zie Fax, Hoe

Video (enkel in X500)

De videovoorkeuren tab toont de lokale video. Als dit niet het geval is, zie dan de sectie Video Troubleshooting

Definitie van de verschillende velden:

• General
  • Codec: Selecteer de codec die moet gebruikt worden voor videocodering
  • Prefered Bandwidth: selecteer de gewenste bandbreedte wanneer u een videocommunicatie opstart
• Quality of Service: selecteer de DSCP marking value
• Incoming video acceptance policy:
  • During a phone call
    • Accept Always: aanvaardt automatisch uitnodigingen voor videocommunicatie tijdens een telefonische oproep
    • Accept if Buddy: aanvaardt automatisch uitnodigingen voor videocommunicatie tijdens een telefonische oproep, alleen als u communiceert met een persoon die zich in één van uw buddy lists bevindt
    • Ask: een pop-up zal verschijnen met de vraag of u uitnodigingen voor videocommunicatie aanvaardt tijdens een telefoongesprek
    • Reject Always: verwerpt altijd uitnodigingen voor videocommunicatie tijdens een telefoongesprek
  • During a chat
    • Ask: een pop-up zal verschijnen met de vraag of u uitnodigingen aanvaardt voor videocommunicatie tijdens een chat sessie
    • Reject Always: verwerpt altijd uitnodigingen voor videocommunicatie tijdens een chat sessie

How To's

Dit hoofdstuk kan u helpen om sommige zaken uit te voeren. Elk onderdeel geeft u stap per stap de instructies weer voor het gebruiken van de ESCAUX net.Desktop applicatie.

Contactenbeheer (enkel in X300/X350/X500)

Importeer uw contacten

net.Desktop biedt een Unified Directory die standaard 3 soorten contacten kan bewaren:

• uw persoonlijke contacten bewaard in uw Outlook contacten
• uw collega's bewaard in de ESCAUX directory
• uw klanten en leveranciers bewaard in het CRM systeem van uw bedrijf

Om uw contacten te importeren, moet u het volgende doen:

1. selecteer de Data Synchronisatie knop
2. selecteer 'Yes'

Data Synchronisatie venster

Door 'Options' te selecteren kan u beslissen of u uw Outlook contacten wenst te importeren of niet. U heeft de mogelijkheid om de contacten al dan niet te synchroniseren telkens u net.Desktop opstart. De volgende mogelijkheden bieden zich aan:

• No: contacten zullen niet gesynchroniseerd worden bij het opstarten van net.Desktop; een manuele synchronisatie is mogelijk na het opstarten
• Yes: contacten zullen automatisch gesynchroniseerd worden bij het opstarten van net.Desktop
• Ask: een pop-up zal verschijnen bij het opstarten van net.Desktop met de vraag of de gebruiker wenst te synchroniseren of niet

Data Bronnen tab

Maak uw eigen buddy lists

Een buddy list is een lijst van contacten die u regelmatig gebruikt. net.Desktop biedt de mogelijkheid om één of meerdere buddy lists aan te maken.

Om een buddy list te maken, doe het volgende:

1. rechtsklikken op 'Contacts' in de linkse zone
2. selecteer 'Add Buddy List'
3. uw nieuw aangemaakte buddy list zal verschijnen links in de navigatieboom
4. rechtsklikken op de nieuw aangemaakte buddy list
5. selecteer 'Edit' en verander de naam van de buddy list
6. voeg contacten toe aan uw buddy list

Voeg een contact toe aan uw buddy list via het verslepen

Om een contact toe te voegen aan een buddy list, doe het volgende:

1. selecteer uw contact in de Unified Directory
2. sleep uw contact naar de buddy list

Voeg een contact toe aan uw buddy list via een rechtermuisklik

Om een contact toe te voegen aan een buddy list doet u het volgende:

1. rechtsklikken op het contact in de Unified Directory
2. selecteer de naam van de buddy list waaraan het contact moet toegevoegd worden

Een contact verwijderen uit een buddy list

Om een contact te verwijderen uit een buddy list moet u het volgende doen:

1. rechtsklikken op het contact in de Unified Directory
2. selecteer de naam van de buddy list waaruit het contact moet verwijderd worden

Uw persoonlijke contacten beheren

Voeg een contact toe aan je persoonlijke contacten

Om een contact toe te voegen aan uw persoonlijke contacten doet u het volgende: Rechtsklikken op het veld 'Personal' in de navigatieboom en 'Add contact' selecteren. Vul de de gegevens van uw contact in. Klik op 'Add'

Een persoonlijk contact aanpassen

Om een persoonlijk contact aan te passen doet u het volgende: Rechtsklikken op het persoonlijke contact dat u wenst te wijzigen. Vervolgens 'Edit contact' selecteren. Pas de gegevens van uw contact aan. Klik op 'Edit'.

Een contact verwijderen uit uw persoonlijke contacten

Om een persoonlijk contact te verwijderen doet u het volgende: Rechtsklikken op het persoonlijke contact dat u wenst te verwijderen. Selecteer 'Remove contact'.

Bewaar uw zoekopdracht

Om een specifieke zoekopdracht in de directory te bewaren, moet u het volgende doen:

1. voer uw zoekopdracht uit door deze in te geven het zoekveld
2. rechtsklikken op het zoekveld en 'Save Query' selecteren
3. een pop-up verschijnt met het verzoek een naam te geven aan uw zoekopdracht
4. uw zoekopdracht zal bewaard worden en zal verschijnen in de navigatieboom in de regio links

Telefonie

Selecteer uw toestel (enkel in X300/X350/X500)

Wanneer u een buitenlijn belt, laat net.Desktop u toe om de kiezen met welk toestel u gaat bellen. Om te switchen tussen uw verschillende toestellen moet u het volgende doen:

1. in de onderste zone van net.Desktop opent u de 'Device selector'
2. kies het toestel waarmee u wenst te bellen

Selecteer uw identiteit (enkel in X300/X350/X500)

De Identity Selector wordt slechts weergegeven als u meer dan één extensie heeft. Voor meer informatie over de Identities, zie hier.

Om een identiteit te veranderen en voicemails of opnames te beluisteren die bewaard zijn onder een andere identiteit, moet u het volgende doen:

1. open de 'Identity selector' in de onderste regio van de net.Desktop
2. selecteer de extensie waarvan u de voicemails of opnames wenst te beluisteren

Een oproep opzetten met behulp van de Quick Dial functionaliteit

net.Desktop X100, X300, X350 en X500 biedt een verregaande integratie met uw desktopomgeving. Dit betekent dat u een oproep kan doen naar een telefoonnummer vanuit elke toepassing (Microsoft Outlook, Word, Excel, Powerpoint, een tekstdocument, een webpagina, het CRM-systeem van uw bedrijf, ...). Om een nummer te bellen van in uw toepassing volgt u deze procedure:

1. selecteer het deel van de tekst die het volledige nummer bevat
2. druk "ALT-Q"
3. een klein venster met de titel "Dial" verschijnt en toont het eerste juist geformatteerde telefoonnummer dat werd gevonden in de geselecteerde tekst
4. start de oproep naar dit nummer door op ENTER te duwen of door op de Dial knop te klikken
5. uw primaire telefoon zal beginnen bellen
6. wanneer u opneemt wordt de oproep naar het gekozen nummer opgezet.

Merk op dat uw systeembeheerder een andere sneltoets dan "ALT-Q" kan geconfigureerd hebben. "ALT-Q" is de standaardinstelling.

Als u "ALT-Q" drukt zonder een nummer te selecteren, dan verschijnt het window zonder telefoonnummer. U kan zo een oproep opzetten naar elk nummer van uw keuze.

Opmerking: deze functionaliteit wordt niet ondersteund in een Citrix omgeving. Als tijdelijke oplossing, kan u een geselecteerd nummer copiëren naar het Nummer veld in uw net.Desktop applicatie.

Wanneer u net.Desktop X100 gebruikt, werkt de Quick Dial functionaliteit enkel met uw primaire telefoon.

Een oproep opzetten (enkel in X300/X350/X500)

Er zijn verschillende manieren om een oproep op te stellen via net.Desktop.

Vanaf uw primaire of secundaire telefoon

De meest voor de hand liggende methode is het nummer te vormen op het numeriek klavier van uw primaire of secundaire telefoon. Afhankelijk van uw voorkeursinstellingen (zie Oproepbeheer) zal u een communicatievenster zien verschijnen wanneer u een oproep opstelt. Dit Unified Communication venster blijft gesynchroniseerd met uw telefoon.

Vanuit de Unified Directory

Om een oproep op te stellen vanuit de Unified Directory, moet u het volgende doen:

1. zoek het contact door een zoekopdracht in te geven in het zoekveld
2. klik op het vaste telefoon icoon van de gebruiker om het vaste nummer van het contact te bellen
3. klik op het GSM icoon van het contact om het mobiele nummer van het contact te bellen
4. de geselecteerde telefoon in de Device Selector zal beginnen te rinkelen
5. neem uw telefoon op om de oproep te maken

Vanuit de Oproepgeschiedenis

Om een oproep op te stellen vanuit de Oproepgeschiedenis, moet u het volgende doen:

1. zoek de gemiste, verkregen of geplaatste oproep in de Oproepgeschiedenis door een zoekopdracht in te geven in het zoekveld
2. klik op het icoon van de gemiste, geplaatste of verkregen oproep om het contact terug te bellen
3. de geselecteerde telefoon in de Device Selector zal beginnen te rinkelen
4. neem uw telefoon op om de oproep te maken

Vanuit de Visuele Voicemail

Om een oproep op te stellen vanuit de Visuele Voicemail, moet u het volgende doen:

1. zoek naar een specifieke voicemail in de Visuele Voicemail door een zoekopdracht in te geven in het zoekveld
2. klik op het voicemail icoon van de geselecteerde voicemail om de beller terug te bellen
3. de telefoon die geselecteerd is in de Device Selector zal beginnen te rinkelen
4. neem uw telefoon op om de oproep te maken

Vanaf het Unified Communication venster

Als u dubbel klikt op een contact in de Unified Directory, zal het Unified Communication venster verschijnen. Standaard wordt de Algemene tab weergegeven.

Om het contact te bellen, moet u het volgende doen:

1. klik op 'Call phone' om het vaste nummer van het contact te bellen
2. klik op 'Call mobile' om het mobiele nummer van het contact te bellen
3. de geselecteerde telefoon in de Device Selector zal beginnen te rinkelen
4. neem uw telefoon op om de oproep te maken

Via de Vrije Nummer optie

Om eender welk nummer te bellen vanaf net.Desktop, moet u het volgende doen:

1. voer het nummer in het Vrije Nummer veld
2. klik op de Dial knop
3. de geselecteerde telefoon in de Device Selector zal beginnen te rinkelen
4. neem uw telefoon op om de oproep te maken

Via de Snelnummer optie

net.Desktop biedt een verregaande desktop integratie. Dit betekent dat u een telefoonnummer kan bellen vanuit eender welke applicatie (Microsoft Outlook, Word, Excel, Powerpoint, een tekst document, een web pagina, CRM systeem van het bedrijf, ...). Om een nummer te bellen vanuit uw applicatie, moet u het volgende doen:

1. selecteer het volledige nummer met uw muis
2. druk op "alt-Q"
3. eenk lein venstertje met titel 'Quick Number' verschijnt
4. bel het nummer door op ENTER te drukken
5. de geselecteerde telefoon in de Device Selector zal beginnen te rinkelen
6. neem uw telefoon op om de oproep te maken

Als u op "alt-q" drukt zonder een nummer te selecteren, dan zal er een leeg Snelnummer venster verschijnen die u toelaat eender welk nummer te bellen.

Alle oproepen omleiden naar een collega (enkel in X300/X350/X500)

Om al uw oproepen om te leiden naar een collega, vraag aan uw IT administrator om een 'Forward' status te maken (of gelijkwaardig) et verander uw status in 'Forward'.U dient vervolgens het nummer te specifiëren waarnaar de oproepen dienen doorgeschakeld te worden.

Alle oproepen omleiden naar uw mobiele telefoon (enkel in X300/X350/X500)

Om al uw oproepen om te leiden naar uw GSM, vraag aan uw IT administrator om een 'ToMobile' status te maken (of gelijkwaardig) en verander uw status in 'ToMobile'.

Alle oproepen omleiden naar uw voicemail (enkel in X300/X350/X500)

Om al uw oproepen om te leiden naar uw GSM, vraag aan uw IT administrator om een 'Voicemail' status te maken (of gelijkwaardig) en verander uw status in 'Voicemail'.

Activeer 'group pickup' voor uw groep (enkel in X300/X350/X500)

Om de group pickup via net.Desktop te activeren moet u het volgende doen:

1. rechtsklikken op Contacten > 'My Group' in de regio links
2. selecteer 'Group Pickup'

Elke keer dat iemand van uw groep wordt gebeld, zal er na een popup verschijnen die u de mogelijkheid geeft om de oproep op te nemen.

Standaard zal de popup na 10 seconden verschijnen. Deze duur kan geconfigureerd worden door uw IT administrator in het net.Desktop resource.

Een group pickup doen (enkel in X300/X350/X500)

net.Desktop biedt u de mogelijkheid om een waarschuwing te krijgen wanneer de telefoon van één van de personen uit uw groep rinkelt. Standaard zal de popup na 10 seconden verschijnen. Deze duur kan geconfigureerd worden door uw IT administrator in het net.Desktop resource. Wanneer u de waarschuwing krijgt, kan u bestlissen om de oproep door te sturen naar uw eigen telefoon. Deze functionaliteit werkt enkel indien de group pickup functionaliteit voor uw team geactiveerd is.

Om een oproep om te leiden van de telefoon van uw collega naar uw telefoon, moet u het volgende doen:

1. wanneer de telefoon van uw collega rinkelt, moet u wachten tot u de popup ziet verschijnen
2. een pop-up verschijnt op uw scherm
3. klik op de pickup pop-up
4. uw telefoon begint te rinkelen
5. neem uw telefoon op

Het volgende scenario illustreert hoe een group pickup in zijn werk gaat. In dit geval is de popup timer ingesteld op 10 seconden. A belt B, C gebruikt een group pickup om de oproep te beantwoorden. B en C maken deel uit van hetzelfde team.

Group pickup via de telefoon	Group pick-up via net.Desktop
Na 10 seconden verschijnt er een waarschuwing op de net.Desktop van C met de boodschap dat hij de oproep van B kan opnemen	Na 10 seconden verschijnt er een waarschuwing op de net.Desktop van C met de boodschap dat hij de oproep van B kan opnemen
C gebruikt zijn telefoon om *8 te vormen	C klikt op het pickup icoon dat in de waarschuwing staat
de net.Desktop van C toont het Unified Communication scherm met daarin informatie over *8 (niet A)	de net.Desktop van C toont het Unified Communication scherm met daarin informatie over A (indien net.Desktop A niet kent, dan zal enkel de CLI getoond worden)
de telefoon van C toont *8	de telefoon van C rinkelt, en toont de CLI van A
C spreekt met A	C spreekt met A

Naar een voicemail luisteren (enkel in X300/X350/X500)

net.Desktop bevat een visuele voicemail applicatie. Alle voicemails zijn aanwezig in de Media tab. Om naar een voicemail te luisteren, moet u het volgende doen:

1. luisteren via de interne net.Desktop speler
   1. zoek en selecteer de voicemail
   2. klik op het 'Play' icoon om de voicemail af te spelen met de interne net.Desktop media-speler
2. luisteren via de standaard System Player
   1. zoek en selecteer de voicemail
   2. rechtsklikken op het voicemail icoon en selecteer 'Sytem Player'
   3. uw verkozen .wav speler zal het voicemail bericht afspelen

Het voordeel van het luisteren naar de voicemail via de standaard media-speler van uw computer is dat u terug- en vooruit kan spoelen. Optioneel kan u ook de voicemail lokaal op uw PC hebben.

Een oproep opnemen (recording) (enkel in X300/X350/X500)

Als uw IT administrator het opnemen van oproepen voor u heeft geactiveerd, biedt net.Desktop u de mogelijkheid om de conversatie op te nemen tijdens de oproep. Om een lopende conversatie is op te nemen, moet u het volgende doen:

1. Tijdens de conversatie, druk op de knop 'Recording' ; deze staat bovenaan in het Unified Communication venster
2. om de opname te beëindigen, druk opnieuw op de 'Recording' knop of beëindig de oproep.
3. de opname zal automatisch verschijnen in de Recorded Calls folder van de Media sectie.

Huidige beperkingen

• De 'SIP reinvite procedure' kan niet geactiveerd worden op de net.Desktop telefoon.

Luisteren naar een opgenomen oproep via net.Desktop (enkel in X300/X350/X500)

Om naar een opname te luisteren, moet u het volgende doen:

1. luisteren via de interne net.Desktop media-speler
   1. zoek en selecteer de opname
   2. klik op het 'Play' icoon om de opname af te spelen via de interne net.Desktop media-speler
2. luisteren via de standaard System Player
   1. zoek en selecteer de opname
   2. rechtsklikken op de opname en selecteer 'Sytem Player'
   3. uw verkozen .wav speler zal de opgenomen oproep afspelen

Het voordeel van het luisteren naar de opgenomen oproep via de standaard media-speler van uw computer is dat u terug- en vooruit kan spoelen. Optioneel kan u ook de opname lokaal op uw PC hebben.

Een oproep doorschakelen (enkel in X300/X350/X500)

De Attended Transfer feature laat de net.Desktop gebruiker toe om een actieve oproep naar een andere partij door te schakelen en om, indien gewenst, deze eerst te raadplegen. De raadpleging laat de net.Desktop gebruiker toe om te checken dat de andere partij beschikbaar is vooraleer de oproep wordt doorgeschakeld.

Schakel een oproep door met raadpleging (Attended Transfer)

Indien u een oproep krijgt van persoon A en deze wenst door te schakelen naar persoon B door gebruik te maken van de Attended Transfer, dan moet u het volgende doen:

1. tijdens de conversatie met persoon A, druk op de "Consult Call" knop
2. het mini directory venster verschijnt
3. zoek naar persoon B
4. selecteer persoon B:
   • via het toetsenbord: gebruik de pijlen om persoon B te zoeken en druk op ENTER om de interne extensie van persoon B te bellen
   • via de muis: klik op de vaste of mobiele telefoon van persoon B
5. persoon A zal 'on hold' worden gezet
6. de telefoon van persoon B wordt gebeld
7. een pop-up verschijnt met twee opties: 'Transfer' of 'Hangup'
8. spreek met persoon B
   • als persoon B antwoordt en de oproep van persoon A aanvaardt
     • druk op de 'Transfer' knop
     • de oproep is doorgeschakeld, persoon A spreekt met persoon B en u kan de telefoon ophangen
   • als persoon B niet antwoordt of de oproep van persoon A niet wenst te aanvaarden
     • druk op de 'Hangup' knop
     • u bent opnieuw verbonden met persoon A
   • als persoon B antwoordt maar de oproep beëindigt voor dat u hebt doorgeschakeld
     • u bent opnieuw verbonden met persoon A
   • als persoon B niet antwoordt en u drukt op de 'Transfer' knop
     • de Attended Transfer wordt een Blind Transfer

• Gelieve op te merken dat tijdens en na het doorschakelen persoon B uw extensie zal zien en niet die van persoon A. Op het scherm van persoon B zal staan 'Attended Transfer from A'.

Mini directory

Transfer / Hangup pop-up

Huidige beperkingen

• Als de persoon die wenst door te schakelen tijdens een attented transfer ophangt, zal de persoon die aan het wachten is in de wachtrij blijven.
• Als net.Desktop heropstart tijdens een raadplegingsgesprek zal het net.Desktop venster dit gesprek niet tonen.

Het volgende scenario legt uit hoe het doorschakelen werkt indien u net.Desktop gebruikt. In dit voorbeeld belt A naar C, die de oproep doorschakelt naar B.

	Oorpsonkelijke oproep	Voor de bevestiging	Na de bevestiging
CLI op de telefoon	A ziet C, C ziet A	A ziet C, C ziet A, B ziet (A via C)	A ziet C, B ziet (A via C)
UCW op net.Desktop	A ziet C, C ziet A	A ziet C, C ziet A, B ziet (A via C)	A ziet C, B ziet (A via C)
Spraakoproep	A spreekt met C	C spreekt met B	A spreekt met B
(B) 3rde partij	- Conversatie met C	Conversatie met A
(A) Operoeper	Conversatie met C	On hold	Conversatie met B
(C)	Conversatie met A	Conversatie met A	De oproep eindigt voor deze gebruiker

B zal het telefoonnummer van A zien in zijn oproephistoriek.

Het volgende scenario illustreert hoe het doorschakelen werkt indien u hiertoe een telefoontoestel gebruikt. A belt naar C; C schakelt de oproep door naar B.

	Oorspronkelijke oproep	Voor de de bevestiging	Na de bevestiging
CLI op de telefoon	A ziet C, C ziet A	A ziet C, C ziet B, B ziet C	A ziet C, B ziet C
Spraakoproep	A spreekt met C	C spreekt met B	A spreekt met B
(B) 3rde partij	- Conversatie met C	Conversatie met A
(A) Oproeper	Conversatie met B
(C)	Conversatie met A	Conversatie met A	De oproep eindigt voor deze gebruiker

B zal het telefoonnummer van A zien in zijn oproephistoriek.

Toon een website bij een inkomende oproep (enkel in X300/X350/X500)

net.Desktop laat u toe om een website te tonen wanneer u een inkomende oproep heeft. De extensie van de oproeper kan doorgegeven worden als variabele in de http request. Wanneer u een oproep krijgt zal deze website openen in uw web browser. Gelieve uw IT administrator te contacteren indien u deze functionaliteit wenst te activeren.

Aanwezigheid

Deel uw Intentionele Status mee (enkel in X300/X350/X500)

Het Intentionele Status menu geeft u de mogelijkheid uw status te beheren. Deze bepaalt wanneer en hoe mensen u kunnen contacteren.

Doe hetvolgende om uw Intentionele Status te veranderent:

1. selecteer het Intentionele Status menu in de zone onderaan het hoofdvenster van net.Desktop
2. uw status verandert en deze nieuwe status wordt zichtbaar voor uw collega's in net.Desktop

Een Custom Message invoeren en laten zien (enkel in X300/X350/X500)

Het Custom Message veld biedt u de mogelijkheid een vrije tekst in te geven die zichtbaar zal zijn voor uw collega's. Deze kan gebruikt worden om meer informatie bij uw Intentionele Status te geven. Als voorbeeld kan u 'tot 19/10' ingeven in het Custom Message veld wanneer u uw Intentionele Status in 'Holiday' verandert.

Om een gepersonaliseerde boodschap in te voeren, doe als volgt:

1. voer de boodschap in in het 'Custom Message' veld
2. druk ENTER

Uw boodschap wordt nu zichtbaar in de Unified Directory in de net.Desktop applicatie van uw collega's.

De Intentionele Status van een collega zien (enkel in X300/X350/X500)

Om de Intentionele Status van een collega te bekijken, doe het volgende:

1. zoek de collega in de Unified Directory
2. de Intentionele Status van de collega is zichtbaar in de Status kolom

De Custom Message van een collega zien (enkel in X300/X350/X500)

Om de Custom Message van een collega te bekijken, doe het volgende:

1. zoek de collega in de Unified Directory
2. de Custom Message van de collega staat naast het status icoon in de Status kolom

De Telefoonstatus van een collega zien (enkel in X300/X350/X500)

Om de telefoonstatus van een collega te zien, doe het volgende:

1. zoek de collega in de Unified Directory
2. de telefoonstatus van de collega staat aangegeven in de Phone Status kolom

Wordt verwittigd wanneer een collega beschikbaar is voor chat (enkel in X350/X500)

Wanneer een collega 'Away', 'Extended Away' of niet aangesloten is, kan u vragen om een waarschuwing te krijgen wanneer er weer activiteit is op het toetsenbord van de gebruiker. Om deze waarschuwingte krijgen, moet u het volgende doen:

1. zoek de collega in de Unified Directory
2. rechtsklikken op de gebruiker
3. selecteer 'Notify when available for chat'

Wordt verwittigd wanneer een collega beschikbaar is aan de telefoon (enkel in X300/X350/X500)

Wanneer de telefoon van een collega 'Busy' of 'Unregistered' is, kan u vragen om een waarschuwing te krijgen wanneer de telefoon van de gebruiker terug beschikbaar is voor nieuwe oproepen. Om deze waarschuwing te krijgen, moet u het volgende doen:

1. zoek de collega in de Unified Directory
2. rechtsklikken op de gebruiker
3. selecteer 'Notify when available on phone'

6.4 Text Messaging (enkel in X350/X500)

Chat tussen twee net.Desktop gebruikers

Wanneer u dubbel klikt op een contact in de Unified Directory, verschijnt het Unified Communication venster. Standaard wordt de Algemene tab weergegeven.

Om te chatten met uw contact, doe als volgt:

1. selecteer de Chat tab in het Unified Communication venster
2. typ uw booschap in het booschapveld onderaan het venster en druk op Enter
3. wanneer uw boodschap verzonden is, verschijnt het in de bovenste sectie van het venster
4. antwoorden van uw contact verschijnen in de bovenste sectie van het venster, onder uw boodschappen

Als een tekst boodschap niet overgebracht kan worden, zal net.Desktop voorstellen om deze per email over te brengen

Voeg chat toe aan een lopende spraakoproep

Tijdens een spraakoproep met één van uw contacten zal het Unified Communication venster de Algemene tab weergeven. Om chat toe te voegen aan uw huidig telefoongesprek moet u gewoon overschakelen naar de chat tab en uw boodschap typen.

Chat tussen een net.Desktop gebruiker en een mobiele gebruiker

De net.Desktop maakt het mogelijk te chatten via SMS met een mobiele gebruiker.

Een optionele SMS server is vereist om te kunnen chatten via SMS.

Ga als volgt tewerk:

1. Om een SMS te verzenden lees 'Een SMS verzenden'.
2. De mobiele gebruiker ontvangt de SMS
3. De mobiele gebruiker antwoordt op de SMS, lees 'Beantwoord een SMS met je mobiele telefoon'.
4. Het antwoord verschijnt in het Unified Communication venster van de net.Desktop

Een SMS verzenden via net.Desktop

Als u dubbel klikt op een contact in de Unified Directory, verschijnt het Unified Communication venster. Standaard wordt de Algemene tab weergegeven.

Om een SMS te sturen naar uw contact, moet u het volgende doen:

1. selecteer de chat tab in het Unified Communication venster
2. selecteer SMS in de plaats van Chat
3. typ uw boodschap in het tekstveld onderaan het venster en druk op ENTER
4. uw boodschap is verzonden naar het mobiele nummer van uw contact
5. in het chat venster krijgt u een boodschap: "Boodschap succesvol verzonden"

Als de boodschap te lang is, krijgt u een waarschuwing dat de lengte van de boodschap groter is dan de maximale lengte van een SMS. Maak de boodschap korter en verstuur opnieuw.

Opmerking: sommige karakters worden niet ondersteund in SMS berichten en worden bijgevolg vervangen worden door een vraagteken (?).

Een SMS beantwoorden vanaf je mobiele telefoon

Wanneer u een SMS ontvangt met een tekstboodschap die wordt voorafgegaan door een extensie nummer, dan wijst dit erop dat deze SMS u werd gezonden door een net.Desktop gebruiker met die bewuste extensie. Het mobiele nummer van de afzender van de SMS is het nummer van de SMS server.

Om deze SMS te beantwoorden dient u als volgt tewerk te gaan:

1. creeer een tekst boodschap die eveneens wordt voorafgegaan door de extensie van de net.Desktop gebruiker. De extensie dient gevolgd te worden door een spatie en dan de inhoud van de boodschap.
2. stuur de SMS naar het mobiele nummer van de SMS server (dit gebeurt automatisch als u eenvoudigweg antwoordt op de SMS)
3. de tegenpartij zal de SMS ontvangen in zijn net.Desktop applicatie

Opmerking: sommige karakters worden niet ondersteund in SMS berichten en worden bijgevolg vervangen worden door een vraagteken (?).

Video Communicatie (enkel in X500)

Voeg video toe aan een gesprek

Tijdens een spraakoproep met een collega geeft het Unified Communication venster het Algemene venster weer. Om video toe te voegen aan uw huidig gesprek moet u overschakelen naar de video tab en het volgende doen:

1. Uw collega moet 'Accept Always' of 'Ask' 'During a phone call' selecteren in zijn/haar 'Video preferences' tab.
2. Selecteer de video tab in het Unified Communication scherm
3. Klik op de 'Start Video' knop of klik op het centrale camera beeld
4. Als uw contact 'Ask' 'During a phone call' heeft geselecteerd, dan moet hij de video sessie aanvaarden
5. Beide partijen kunnen elkaars videobeeld zien in het Video overzicht

Uw eigen video zicht

Het video zicht van uw contact

Video toevoegen aan een chat sessie

Tijdens een chat met één van uw contacten geeft het Unified Communication scherm het Chat venster weer. Om video toe te voegen aan uw gesprek moet u het volgende doen:

1. Uw contact moet 'Accept Always' of 'Ask' 'During a chat' selecteren in de 'Video preferences' tab.
2. Selecteer de video tab in het Unified Communication venster
3. Klik op de knop 'Start Video' of klik het centrale camera beeld
4. Als uw contact 'Ask' 'During a phone call' heeft geselecteerd, dan moet hij de video sessie aanvaarden
5. Beide partijen kunnen elkaar zien en elkaars videobeeld in het Video overzicht
6. Beide partijen kunnen elkaar zien in het Chat overzicht

Uw eigen Chat zicht

Het Video zicht van uw contact

Verplaats het video venster

Tijdens een video sessie kan u de video verplaatsen naar een apart venster

1. Klik op het 'undock' icoon in het Video overzicht

Het Video venster

Vergroot het video venster

Tijdens een video sessie kan u een vergroot video venster hebben. In het video scherm moet u het volgende doen:

1. Plaats uw muis in het video beeld om de vier Video Controls (Mirror, Flip, Fullscreen en Snap) te verkrijgen
2. Klik op Fullscreen
3. Om het te verkleinen doet u hetzelfde en klikt u weer op Fullscreen

Video Controls

Ondersteuning voor video devices

Alle video devices die de Microsoft Windows DirectShow video API ondersteunen, worden verondersteld te werken met net.Desktop X500.

6.6 Fax (enkel in X500)

Een fax zenden vanuit een applicatie

Voor u faxt

Vooraleer u een fax (A4) kan verzenden via net.Desktop moet u eerst een PDF printer installeren. Deze stap geldt alleen voor Microsoft Windows. Voor Mac OS X is niets nodig. Voor Linux, installeer een PDF printer op een zelfde manier.

• Download en installeer PDF Creator via http://sourceforge.net/projects/pdfcreator
• Klik Start/Programs/PDF Creator/PDF Creator
• Klik Printer/Options/Auto-Save
• Kruis "Use Auto-save" aan en geef een folder in in de sectie "Use this directory for auto-save". Ga na of de directory bestaat of maak het aan als dat nog niet het geval is.
• In net.Desktop, klik op het 'preferences' icoon en selecteer de Fax tab
• Voer hetzelfde directory in onder "Directory to monitor for outgoing faxes".
• Sluit PDF creator.
• Sluit en herstart ESCAUX net.Desktop
• Test de fax door te printen vanuit eender welk programma (bv. Microsoft Word, Internet Explorer) en selecteer "PDF Creator" als printer. U mag zeker niet "Print to file" selecteren.

Een fax verzenden

Om een fax te verzenden moet u het volgende doen:

1. vanuit uw applicatie genereert u een .pdf file door te printen via de PDF Creator. Zorg ervoor dat de .pdf file bewaard wordt in de uitgaande faxen directory zoals aangegeven in uw voorkeuren (zie de Fax tab).
2. Wanneer de fax .pdf file is bewaard, wordt deze automatisch ontdekt en een pop-up verschijnt om de bestemming te selecteren. Als u niet onmiddellijk de bestemming wenst te selecteren kan u in de net.Desktop voorkeuren (Fax tab) "automatically popup recipient selection on outgoing fax'" verwijderen.
3. Selecteer een naam in de lijst door te klikken op het icoon ernaast of typ de naam in het zoekveld. U kan ook manueel een faxnummer ingeven en op het telefoon icoon klikken.
4. Na het selecteren van een bestemming zal de fax als 'new' verschijnen in Media/Fax/Outbox in de navigatieboom links.
5. Als u de auto pop-up deselecteerd, kan u later een bestemming selecteren vanuit de Fax Outbox door te klikken op "Click to specify a recipient..."

Nieuwe fax - selecteer bestemming

Fax in de rij voor verzending

Uw fax is in de wachtrij en klaar om verzonden te worden. U kan zoveel faxen als u wilt verzamelen voor u ze verzendt. Elke fax wordt weergegeven als een rij in de Media tab. De acties bevinden zich rechts, of doe een rechterklik op een rij om een menu te doen verschijnen.

1. Klik op het verzend icoon om de fax te verzenden
2. Klik op het zicht icoon om de fax te openen in de standaard PDF viewer
3. Klik op het icoon 'delete' om de fax te verwijderen

Verzonden faxen worden verplaatst naar de Sent folder. Een fax kan meerdere malen verzonden worden en naar meerdere bestemmingen. U moet hiervoor op de naam van de bestemmeling klikken om de bestemmeling te veranderen en klik daarna op het verzend icoon om het opnieuw te verzenden.