Gerbruikershandleiding - Fusion 4.2, 4.3 & 4.4
Escaux Fusion biedt een unieke benadering van telefonie en collectieve communicatie door gebruik te maken van een revolutionaire architectuur die zowel eenvoudig als flexibel is, aanpasbaar én robuust
De diensten worden op een geconsolideerde manier beheerd, vanuit een centrale beheersinterface die vanop afstand toegankelijk is. Escaux Fusion is een volledige en volgroeide oplossing die rekening houdt met alle aspecten die in een bedrijfsomgeving verwacht worden: callcenters, bedieningspanelen en de mogelijkheid de oplossing aan uw noden aan te passen.
De flexibiliteit van Escaux Fusion is ideaal voor situaties waarbij de oplossing aangepast moet worden aan specifieke omstandigheden. Zelfs in dergelijke omstandigheden volstaat een standaard set-up voor de grote meerderheid van de gebruikers. Om deze standaardgevallen snel te kunnen configureren, biedt Escaux Fusion een template aan met een aantal scenario's die inspelen op veel voorkomende gebruikssituaties. Daardoor kunt u het systeem snel en foutloos configureren.
Escaux Fusion bestaat uit een aantal standaardgebruikersprofielen, -aanwezigheidsstatussen en de overeenkomstige standaardcommunicatieflows die het gewenste scenario uitvoeren. Bovendien biedt Escaux Fusion veel voorkomende functies aan zoals een 'groepsopname'.
Met dit document willen we de eindgebruiker een overzicht bieden van de Escaux Fusion Configuratie.
Algemene inleiding
De ESCAUX-oplossing maakt gebruik van profielen en statussen om een oproep correct door te verbinden.
Als eindgebruiker zal u binnen Escaux Fusion te maken hebben met de volgende profielen:
- Profiel eindgebruiker
- Gebruiker: algemeen profiel voor de eindgebruiker
- Receptionist: profiel dat gebruikt wordt in combinatie met net.Console
- Profiel om oproepen door te verbinden
- IVR (interactive voice response), een profiel waarmee de eindgebruiker een toetstelefoon kan gebruiken die naar de juiste bestemming kan worden doorverbonden.
- Groep: een oproepgroep is een nummer waarmee inkomende oproepen kunnen doorverbonden worden naar een of meerdere medewerkers
- Technisch profiel.
- Conference room: deze conference rooms bieden u de mogelijkheid met verschillende mensen tegelijk te praten.
Er worden twee statussen gebruikt door de dienst:
- Bedoelde status: de bedoelde status is de status die kan aangepast worden door de eindgebruiker om een oproep in een bepaald geval naar een bepaalde bestemming door te verbinden.
- Status toestel
- Inactief: de telefoon is aangesloten en 'wacht' op een trigger.
- Niet aangesloten: het toestel is niet aangesloten op het netwerk.
- In gebruik: het toestel wordt gebruikt door een eindgebruiker.
Profielbeschrijving
Gebruiker
Profielkleuren
- Gebruikers kunnen zelf instellen hoe de telefonie verloopt voor hun extensie.
- Standaardinstellingen zijn geconfigureerd.
- De toegang tot de instellingen door de eindgebruiker kan op verschillende niveaus beperkt worden. Daarvoor wordt een kleur toegekend aan de profielnamen. Zie de tabel hieronder voor een algemeen beeld van de toegangslijst.
- De beheerder kan de instellingen steeds aanpassen.
| |
Status veranderen |
Forward settings |
Eerste actie |
Tweede actie |
Persoonlijk menu opties |
Belangrijke nummers |
Security opties |
Mijn queues |
| Green |
 |
|
|
|
|
|
 |
|
| Blue |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Purple |
|
|
 |
|
|
|
|
|
| Red |
|
|
|
|
|
|
|
|
- opmerkingen:
- Profiel purple
- De gebruiker kan de parameter "Wanneer mijn assistent belt" niet instellen
- Profiel Red
- De gebruiker kan de parameter "Wanneer ik aan de lijn ben" instellen
Functies
Voor elke bedoelde status die gedefinieerd wordt, zal de eindgebruiker een eerste en een tweede handeling bepalen. Ook de timing van de eerste handeling wordt vastgelegd.
- Beschikbare statussen
- Kantoor
- Thuiswerk
- Bezet
- Vakantie
- Afwezig
- Mogelijkheden eerste handeling
- Mogelijkheden tweede handeling
- Opmerkingen:
- De gebruiker kan beslissen om zijn oproepen door te sturen, onafhankelijk van zijn status
- Mijn Persoonlijk Keuzemenu bestaat uit:
- antwoordapparaat
- een ander nummer
- het mobiele nummer van de gebruiker
- terugbellen (enkel voor interne oproepen)
- algemene receptie
- team
- assistent
- De gebruiker kan bepalen wat er gebeurt wanneer zijn/haar assistent hem belt
- Laat hoofdtoestel overgaan
- Laat hoofd- en bijtoestel overgaan
- Laat bijtoestel overgaan
- Verbind door met mobiele telefoon van eindgebruiker (er wordt geen tweede handeling uitgevoerd wanneer de gebruiker van een mobiele telefoon eerder opneemt dan de ingestelde duur voor het overgaan van de telefoon).
- Ga naar tweede actie
- Daarbovenop kan de eindgebruiker bepalen om zijn oproep door te verbinden ongeacht zijn bedoelde status.
- Andere instellingen:
- Wachtende oproep (een tweede oproep terwijl u aan de lijn bent), direct doorgaan naar de tweede actie of doorsturen bij bezet
- CLIP/CLIR: bepaal of het nummer getoond wordt aan de persoon aan de andere kant van de lijn.
- Standaardinstellingen: de volgende instellingen zijn standaard van toepassing:
- Oproepen worden niet doorverbonden
- De standaardstatus is 'Kantoor'
- In de kantoorstatus, gaan het hoofd- en bijtoestel simultaan over
- Na 30 seconden wordt de oproep doorverbonden naar het antwoordapparaat
- Wachtende oproep is geactiveerd (verschillende oproepen)
- De gebruiker maakt deel uit van geen enkele groep
- Een pincode werd door uw beheerder gespecificeerd
Hoe kunt u uw bedoelde status aanpassen aan de hand van snelcodes?
U kunt de status van uw profiel op 3 manieren wijzigen:
- via uw telefoon:
- via een ander telefoontoestel - u zal de extensie moeten ingeven
- via een ander telefoontoestel - u moet geen extensie ingeven
- Snelcode: ##77(extension)
Hoe kunt u de instellingen aanpassen aan de hand van snelcodes?
- Er werden snelcodes voorzien om bepaalde (niet alle!) instellingen te wijzigen
- Wisselgesprek aan en uitzetten
- Alle doorschakelingen uitschakelen
- Doorschakeling inschakelen
- Doorschakeling inschakelen naar laatst ingestelde nummer
- Doorschakeling inschakelen bij bezet
- Doorschakeling inschakelen bij bezet naar laatst ingestelde nummer
- Doorschakeling inschakelen naar mobiele nummer
Algemene diensten
Talen
Volgende talen worden ondersteund voor de standaardinstructies en gebruikersinterfaces:
- Engels
- Frans
- Nederlands
- Duits
- Italiaans
- Spaans
De taal wordt gebruikt in verschillende contexten:
- Instructie: de verschillende standaardboodschappen zullen op een slimme manier afgespeeld worden
- Interne oproepen: de taal van de beller wordt gebruikt
- Externe oproepen: de taal van de opgebelde persoon wordt gebruikt
- Telefoonscherm:
- Het schermpje van het telefoontoestel is in de taal van de gebruiker (behalve de softkeys)
- Mails
- Mails die door de SOP verstuurd worden, zijn in de taal van de gebruiker
Antwoordapparaat
Het antwoordapparaat staat standaard ingesteld. Er zijn twee manieren om het antwoordapparaat te bereiken:
- via uw hoofdtoestel
- via een telefoontoestel van een collega
- snelcode: ##01(extension)
Wanneer de oproep doorverbonden wordt naar het antwoordapparaat, doorloopt de beller de volgende stappen:
- Stap 1: boodschap antwoordapparaat
- « De Tijdelijke boodschap » wordt afgespeeld.
- Indien er geen « tijdelijke boodschap » is, wordt de « niet-beschikbaar boodschap » afgespeeld.
- Indien er geen « niet-beschikbaar boodschap » is, wordt de « naam » afgespeeld, gevolgd door « is niet beschikbaar ».
- Indien er geen « naam » is, wordt de standaardboodschap afgespeeld: « de persoon met de extensie xxxx is niet beschikbaar ».
- Stap 2:
- « Gelieve een boodschap in te spreken na de toon ».
- Stap 3:
Zie hieronder voor de instructies om uw antwoordapparaat in te stellen wanneer u via uw hoofdtoestel belt.
- Opmerkingen:
- Nieuwe berichten worden getoond op het toestel (flikkerlicht en informatie op het scherm afhankelijk van het type toestel).
- Indien uw e-mail ingesteld is, zal u een e-mail ontvangen met een « wav »-bestand van het ingesproken bericht. Door het wav-bestand te beluisteren wordt het bericht niet uit het systeem gewist.
- Het antwoordapparaatmenu wordt beveiligd door een pincode (zie hoofdstuk Pincode voor meer uitleg).
Pincode
Een pincode werd door uw beheerder gespecificeerd.
Om uw pincode te wijzigen, gebruik de volgende snelcode: ##70
Personal User Mobility (PUM)
Personal User Mobility biedt de gebruiker de mogelijkheid zijn extensie te krijgen van om het even welke telefoon (indien van hetzelfde merk).
- Gedrag
- Bel ##80 om in te loggen . De boodschap wordt afgespeeld in de taal van de huidige extensie van het telefoontoestel (Engels indien er geen extensie is).
- Bel ##81 om uit te loggen. De boodschap wordt afgespeeld in de taal van de huidige extensie van het telefoontoestel (Engels indien er geen extensie is).
Groepsopname
Er zijn 3 soorten van opname. Voor alledrie de types moeten het toestel van de gebruiker die opneemt en het toestel waarvoor opgenomen wordt op dezelfde SOP zitten.
- Groepsopname
- maakt het mogelijk het toestel op te nemen van iemand uit dezelfde groep
- maximum 31 verschillende groepen
- vastgelegd door de systeembeheerder
- snelcode: ##72
- Extensie-opname: maakt het mogelijk om voor een bepaalde extensie op te nemen
- snelcode: ##72(extension)
- Afdeling-opname: maakt het mogelijk het toestel op te nemen van iemand uit dezelfde afdeling
- vastgelegd door de systeembeheerder
- snelcode: ##73
Voorbeeld:
Fixed Mobile Unification
Indien u ingeschreven bent op deze dienst, wordt uw mobiele telefoon als bijtoestel beschouwd. Uw mobiele telefoon zal reageren als een vast toestel. Voor meer info, raadpleeg de gebruikersgids van uw FMU-operator.
