ESCAUX net.Desktop: Guide utilisateur

Préface

Copyright 2007, Escaux Business IP Telephony, a Hildrob N.V. brand

Confidentialité

Les informations contenues dans ce document devraient être traitées comme confidentielles et ne peuvent être accessible qu'aux clients de Hildrob N.V. Escaux UCS. Ce document ou une partie de ce document ne doit en aucune circonstance être transférée à une tierce partie.

Portée de ce document

Le but de ce document est de permettre à l'utilisateur final de découvrir les caractéristiques principales de l'application net.Desktop. Ce document décrit des concepts tels que:
  • répertoire unifié
  • Viualisation des message vocaux
  • présence
  • integrations d'Outlook et CRM

Prise en main rapide

  • Appeler un contact
  • Créer une nouvelle liste de contact

1. Introduction

Ce chapitre donne un rapide aperçu des différentes parties de l'application net.Desktop.

1.1 Fenêtre de connexion

Quand le client net.Desktop démarre, la première chose que vous voyez est l'écran de connexion. Il vous suffit d'y inscrire le nom d'utilisateur, le mot de passe et d'appuyez sur ENTER. Vous pouvez activer la connexion automatique en cochant la case "connexion automatique".

écran de connexion

1.2 Ecran principal

Dès la connexion, le client net.Desktop synchronise sa base de données interne avec les différentes sources d'informations (ESCAUX UCS ECAUX local, contacts Outlook, contacts CRM, ..). Le premier lancement du net.Desktop peut prendre un certain temps, dépendant de la quantité d'informations à synchroniser. Durant le processus de synchronisation, un logo tourant est affiché dans la fenêtre du net.Desktop.

Finalement, deux fenêtres apparaissent: l'écran principal, plus grand, et une plus petite fenêtre contenant les raccourcis. La première fois, vous pourriez également voir apparaître l'écran des préférences. Vous pouvez décider de minimiser ces fenêtres et/ou de les repositionner. Ces informations seront réutilisées à chaque ouverture du programme.

Ecran principal et fenêtre des raccourcis

Dans la fenêtre principale, nous distinguons quatre parties:


Les différentes parties sont accessible via les onglets


Le haut de la fenêtre contient la fenêtre de recherche


Sur la gauche, on retrouve l'arborescence de navigation


La partie du bas contient la messagerie vocale sélectionnée, le champ du numéro à composer, du téléphone utilisé et la sélection d'état.

2. Les onglets

La partie contenant les onglets est la fenêtre principale du net.Desktop. Chaque onglet donne accès à une application différente.

2.1 Adapter le style des onglets

Lorsque l'on clique avec le bouton droit de la souris sur un onglet, différents styles d'affichage sont proposés: 'Icône et texte', 'Texte seul', 'Icône seules'. Il y a également deux tailles d'affichage des icônes.


Sélectionner le style des onglets


Icônes et texte


Icônes seules


Texte seul


Icônes et texte - petites icônes

2.2 Onglet 'Contacts'

Cette fenêtre regroupe les fonctionnalités principales du net.Desktop. Elle montre le répertoire unifié contenant tous vos contacts. Pour chacun des contacts, les informations suivantes sont affichées:

  • Prénom
  • Nom
  • Département (contacts internes) ou Société (contacts externes)
  • Etat (c'est à dire le callflow sélectionné par l'utilisateur)
  • L'icône correspondant au téléphone fixe indique si ce téléphone est en attente, occupé ou déconnecté
  • Icône correspondant au téléphone mobile
  • Icône correspondant à l'adresse e-mail
  • L'icône correspondant à l'état du clavier indique si le correspondant utilise son clavier, s'il en est éloigné depuis une courte ou une plus longue période, ou encore s'il est déconnecté.
  • L'icône 'Source d'information' indique la provenance de ces informations (ESCAUX, Outlook, CRM...)


détails du contact

2.2.1 Trier les contacts

Les contacts peuvent être triés sur chacun des champs en cliquant sur l'entête de la colonne correspondante.

2.2.2 Chercher un contact particulier

Une recherche peut être effectuée sur chaque champ en indiquant une chaîne de caractère dans la fenêtre de recherche située dans le haut de la fenêtre. Lorsque des caractères sont indiqués dans le champ de recherche le résultat peut être sauvegardé. Pour ce faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le titre 'recherche' et sélectionner 'Sauver la requête...'. La requête sauvegardée apparaîtra dans l'arborescence, sous le titre 'Contacts'.


Haut de la fenêtre, incluant le champ de recherche

2.2.3 Démarrer une communication avec le contact sélectionné

En sélectionnant le téléphone (de bureau, portable ou software) dans le bas de la fenêtre, vous pouvez décider d'où l'appel sera initialisé. Un simple clic sur l'icône représantant un téléphone (portable ou de bureau) affichera le numéro de téléphone de votre contact dans la fenêtre d'appel située dans le bas du net.Desktop.

En cliquant sur les différents icônes de la liste de contact du net.Desktop, vous pouvez initialiser une communication audio, video ou e-mail:

  • Double-cliquer sur l'icône de téléphone de bureau démarrera un appel téléphonique depuis votre téléphone vers le numéro de téléphone de votre contact.
  • Double-cliquer sur l'icône du téléphone mobile démarrera un appel téléphonique depuis votre téléphone vers le numéro de téléphone portable de votre contact.
  • Double-cliquer sur l'icône représentant une enveloppe ouvrira votre application mail définie par défaut.
  • Double-cliquer sur l'icône représentant un clavier démarrera une session discussion instantanée (version X500 seulement)
  • Double-cliquer sur l'icône 'source' ouvrira l'application correspondante (Outlook, CRM, ..) afin de vous montrer les détails de ce contact.

2.2.3 Définir votre propre liste de contact

Il vous est possible de définir vos propres listes de contacts. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un des contacts d'une liste définie précédemment pour l'ajouter à/supprimer d'une liste


Ajouter un contact à une liste de contact existante

2.2.4 Obtenir une notification lorsqu'un contact est disponible

Une fonctionnalité particulièrement utile du net.Desktop est la notification de disponibilité. En cliquant avec le bouton droit de souris sur l'icône du clavier ou du téléphone de votre contact, vous pouvez choisir d'obtenir une notification lorsqu'il termine l'appel téléphonique en cours ou lorsqu'une activité est détectée sur son clavier après une période d'absence.


Obtenir une notification lorsque un contact est disponible

2.3 Historique d'appels

La fenêtre d'historique d'appels montrent les appels reçus, manqué ou composés. En cliquant sur l'icône rouge, vert ou bleu, l'utilisateur peu appeler le numéro d'appel associé.

  • Numéros composés
  • Appels manqués
  • Appels reçus
  • Messages vocaux


Historique des appels

2.4 Messagerie vocale & visuelle et Enregistrements audio.

La fenêtre de messagerie vous donne accès à votre messagerie vocale. Cette fonction vous permet d'écouter ou gérer vos messages. La boite de réception contient les enregistrements, illustrés par un icône additionnel.

  • Ecouter le message
  • Sauvegarder le message
  • Supprimer le message
  • Enregistrement audio


Messagerie video & Enregistrements audio

2.5 Web

Cet onglet vous permet d'afficher n'importe quelle page web. En voici les fonctionnalités possible:
  • Les pages web prédéfinies sont ajoutées par l'administrateur système. Il s'agit par exemple du lien vers l'intranet de la société
  • Chaque utilisateur peut ajouter ses propres pages web
  • Lorsque l'on entre une URL (par exemple http://www.escaux.com) dans la fenêtre de recherche, le site correspondant est affiché
  • Lorsqu'un mot clé est entré dans la fenêtre de recherche, le résultat d'une recherche Google est affiché.

3. Panneau du bas

La partie basse du net.Desktop vous permet de contrôler les paramètres suivants:

  • Sélectionner votre messagerie vocale
  • Changer votre disponibilité
  • Envoyer un message d'état
  • Entrer un numéro à appeler
  • Sélectionner le téléphone avec par lequel l'appel sera initié


Panneau du bas

3.1 Sélection de la boite vocale

Tous les message vocaux et enregistrements audio sont stockés sur le server net.ESCAUX (ou Escaux UCS), dans un répertoire particulier. Chaque extension y a son propre répertoire. Si vous voulez contrôler les boites vocales de plusieurs extensions, l'administrateur système doit le configurer. Vous verrez alors les différentes extensions apparaître dans le sélecteur de boite vocale.


Sélecteur de boite vocale

3.2 Sélecteur d'état

La fenêtre d'état vous permet de contrôler votre état. Cet état contrôle les moments et la manière dont on peut vous contacter. L'état ne doit pas être confondu avec la présence. L'état est volontairement contrôlable, tandis que la présence est dérivée de votre activité. La présence est dérivée de l'utilisation du clavier, de la souris et des appels téléphoniques tandis que votre état est un choix délibéré contrôlant ce qu'il se passe lorsque quelqu'un tente de vous contacter par téléphone.


Sélecteur d'état

3.3 Message d'état

En addition au sélecteur d'état, le champ 'extra' vous permet d'envoyer un complément d'information. Le message envoyé via ce champ s'affichera en bas à droite de l'écran des contacts internes inscrits dans vos raccourcis.


Message d'état

Le message d'état peut également être précisé lors du changement d'état:


Message d'état

Ce message s'affichera également dans le répertoire du net.Desktop.


Message d'état

3.4 Champ du numéro à composer

Ce champ vous permet d'entrer un numéro de téléphone. Un nettoyage automatique du numéro de téléphone sera effectué. Exemples:

  • Le numéro national 02/686.09.09 sera remplacé en 0026860909
  • Le numéro national +32 2.686.09.09 sera remplacé en 0026860909
  • Le numéro intrnational +33 2.565.77.77 sera replacé par 0003325657777
  • ALERT! Attention: le numéro international +33 (0)2.565.77.77 sera remplacé par 00033025657777. Malheureusement, le 0 (entre 33 et 25) ne sera pas supprimé. Vous devez effectuer cette modification manuellement.

Pour appeler ce numéro, il suffit d'appuyer sur "Enter" après avoir rempli ce champ.


Champ 'numéro à composer'

3.5 Sélection du téléphone

La sélection du téléphone vous permet de choisir le téléphone utilisé pour initialiser les appels. La liste déroulante vous montre votre téléphone de bureau, téléphone portable et soft phone. Lors de initialisation d'un appel, le système net.ESCAUX commencera par appeler le téléphone sélectionné et, lorsque vous répondez, le numéro de destination est composé.


Sélection du téléphone

3.6 Indicateur de connectivité

En bas à droite de la fenêtre principale, vous trouverez un indicateur réseau. Lorsque la connexion reliant le client net.Desktop et le système net.Escaux (ou Escaux UCS), un icône rouge apparaît.


Connexion active


Connexion perdue

4. Fenêtre du haut

Le haut de la fenêtre contient un champ de recherche ainsi qu'un bouton d'actualisation.

  • Une recherche peut être lancée sur n'importe quel champ en entrant la chaîne de caractère à rechercher dans le champ de recherche situé dans le haut de la fenêtre. Une recherche peut être sauvegardée en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le mot 'recherche', et puis sur 'enregistrer la requête...'. Les requêtes sauvegardées apparaissent dans l'arborescence.


La fenêtre du haut, incluant le champ de recherche

  • Le bouton 'actualiser' est utilisé pour rafraîchir le résultat de la requête. En appuyant simultanément sur 'majuscule' et le bouton 'actualiser', vous pouvez demander au net.Desktop de synchroniser l'historique des appels et les messages vocaux.


Le bouton d'actualisation

5. Fenêtre de gauche

La fenêtre de gauche présente l'arborescence des différentes fonctionnalités disponible dans les onglets. Nous distinguons les branches suivantes:

Contacts

Historique des appels

Messagerie vocale

Web

5.1 Contacts

Dans les contacts, vous pouvez consulter, renomer ou supprimer les requêtes enregistrées (voir chapitre "2.2.2 Recherche d'un contact particulier"), mais également créer de nouvelles listes de contact.

5.1.1 Créer une liste de contact.

Voici comment créer et compléter une liste de contact:

Etape 1: Créer une nouvelle liste en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la branche 'Contacts'

Ajouter une nouvelle liste de contact

Etape 2: (facultative) Renommer la liste de contact en choisissant 'Modifier' après avoir cliqué avec le bouton droit de la souris dessus.

Renommer la liste de contact

Etape 3: Ajouter des contacts à la liste Nouvellement créée. Pour ce faire, il suffit de glisser-déplacer un contact depuis la partie Contacts vers la liste.

Ajouter un contact à la liste de contacts

Etape 4: (facultative) Si vous le voulez, vous pouvez sélectionner la liste comme liste par défaut. Elle sera alors automatiquement ouverte lors de l'ouverture de l'onglet Contacts. Vous pouvez ainsi rapidement consulter l'état de tous vos contacts.

5.1.2 Activation du "group pickup" dans une liste de contacts

Le net.Desktop vous permet de recevoir un avertissement lorsque le téléphone d'un de vos contacts sonne. Cet avertissement apparaît 10 secondes et vous permet de décider d'intercepter cet appel sur votre téléphone.

Pour activer cette fonctionalité, cliquez à droite dans une liste de contacts et sélectionnez 'Group Pickup'.

GroupPickup.png

6. Raccourcis

A côté de la fenêtre principale, le net.Desktop affiche également une fenêtre de raccourcis. Ces raccourcis vous permettent:
  • d'afficher jusqu'à 16 contacts
  • de décider s'ils sont affichés au dessus des autres applications
  • de définir votre état (dans le bas de la fenêtre). Cette fonctionnalité est également disponible dans la barre des tâches
  • d'ajouter de nouveaux boutons par glisser-déplacer, ou en modifiant individuellement chaque bouton

La fenêtre de raccourcis montre les mêmes informations que le répertoire et vous permet d'initialiser un appel ou une discussion avec chacun des contacts.

Fenêtre des raccourcis

Placer la fenêtre des raccourcis au premier plan

Changer d'état

Clique-droit sur un raccourci

Entrer les détails d'un contact

Un contact défini manuellement

7. Numérotation rapide

Lors d'un appuis sur la touche F12, une petite fenêtre appellée 'numérotation rapide' apparaît. Elle vous permet d'indiquer un numéro qui sera composé en appuyant sur la touche 'Enter', sans avoir à ouvrir la fenêtre principale du net.Desktop.

Fenêtre de numérotation rapide

8. Fenêtre de communication

Chaque fois que vous initialisez ou recevez une communication (appel téléphonique, appel video, discussion, ...), une nouvelle fenêtre appelée 'fenêtre de communication' sera ouverte. Vous pouvez ouvrir une fenêtre de communication hors appel en double-cliquant sur un contact située dans l'onglet Contacts. Cette fenêtre est détaillée dans les chapitres suivants.

En haut de la fenêtre de communication, vous pouvez voir trois boutons de contôle:

  • un bouton de numérotation vert vous permettant de contacter l'extension primaire de cotre contact
  • un bouton rouge, actif lors d'une conversation, vous permettant de raccrocher l'appel en cours
  • un bouton d'enregistrement, uniquement actif lors d'un appel sortant

La fenêtre de communication vous donne aussi l'image video. La video apparaît lorsque l'interlocuteur supporte également la video.

L'interlocuteur supporte la video

L'interlocuteur ne supporte pas le video

8.1 Historique des contacts

L'"historique des contacts" vous montre la liste des cinq derniers appels passés entre vous et un certain contact, ainsi que le sujet des cinq derniers e-mails envoyés par ce contact. Cette dernière fonctionnalité est compatible avec Microsoft Outlook et Apple Mac OSX Mail.

Histrique des contacts

8.2 Contacts

La vue 'Contacts' apparaît uniquement durant une conversation et vous permet de voir le répertoire unifié. Lors d'un double-clic sur l'icône représentant un téléphone, vous pouvez transférer l'appel courant au contact sélectionné.

Contacts

8.3 Discussion

Fonctionnalité uniquement disponible dans la version X501

8.4 Dialpad

Fonctionnalité uniquement disponible dans la version X501

8.5 Video

Lors d'un appel incluant la video, les actions suivantes sont accessible:

  • initialiser/terminer une session video en double-cliquant sur l'image video locale
  • afficher la video distante en plein écran en double-cliquant dessus

Durant une communication vidéo, il est possible d'adapter la bande passante du flux video émis par votre client net.Desktop en bougeant le curseur se trouvant sous la video distante.La valeur affichée par le curseur est expimée en kbps et est relative au flux de video brut.

Double-cliquer sur l'image video pour initialiser une session

Affichage de la video locale et distante. Double-cliquez sur la video distante pour l'avoir en plein écran.

8.6 Paramètres

Fonctionnalité uniquement disponible dans la version X501

9. Zone de notification

Vous trouverez, dans la sone de notification, l'icône du net.Desktop. Cette icône représente l'état dans lequel vous vous trouvez (le callflow sélectionné).

Les fonctionnalités suivantes sont disponible uniquement sous Microsoft Windows:

  • Un clique gauche fera apparaître la fenêtre de numérotation rapide du net.Desktop
  • Un double-clique gauche fera apparaître la fenêtre principale et les raccourcis du net.Desktop
  • Un clique droit affichera un menu contextuel comprenant les éléments suivants:
    • Les différents états disponibles. Cliquer sur un de ces états changera votre statut.
    • "net.Desktop" vous permet de faire apparaître la fenêtre principale du net.Desktop
    • "Speed Dials" vous permet de faire apparaître la fenêtre des raccourcis
    • "préférences..." affiche le panneau des préférences du net.Desktop
    • "à propos de" affiche des informations techniques et légales relatives au net.Desktop
    • "aide" renvoi l'utilisateur du net.Desktop vers la page d'aide de l'application
    • "Quitter" quitte le programme

10. Préférences

Les paramètres du net.Desktop peuvent être contrôlées via la fenêtre des préférences. La fenêtre des préférences peut être ouverte en double-cliquant sur le haut de la fenêtre principale ou en choisissant "Préférences" dans le menu de l'icône net.Desktop se trouvant dans la zone de notifications.

ALERT! Il est possible que certains de ces paramètres soient grisés. C'est le cas lorsque l'administrateur du système a décidé de ne pas en allouer le contrôle à l'utilisateur final.

10.1 Général

Définition des différents champs:

  • Langue: sélection de la langue de votre choix. Un redémarrage de l'application net.Desktop est nécessaire pour que l'utilisation de la nouvelle langue prenne effet.
  • Présence clavier:
    • Parti: Ce délai défini le temps qu'il faut pour être vu comme 'Parti'. Ce délai est exprimé en minutes.
    • Parti depuis longtemps: Ce délai difini le temps qu'il faut pour être vu comme 'Parti depuis longtemps'. Ce délai est exprimé en minutes.
  • Jabber: Server de messagerie instantanée, login et mot de passe de connexion
  • Préfixes du Escaux UCS:
    • PBX: préfixe à composer pour sortir de la centrale
    • Pays: code du pays
    • International: préfixe à composer pour obtenir une ligne internationale

Onglet Général

10.2 Gestion appels

Définition des différents champs:

  • Entrant
    • Popup du contact net.Desktop: ouvre la fenêtre de communication lors d'un appel provenant d'un contact interne
    • Popup du contact Outlook: ouvre la fenêtre de communication lors d'un appel provenant d'un contact Outlook
    • Afficher message: affiche une notification lors de la réception d'un appel
  • Sortant
    • Popup du contact net.Desktop: ouvre la fenêtre de communication lors d'un appel vers un contact interne
    • Popup Outlook contact: ouvre la fenêtre de communication lors d'un appel vers un contact Outlook
  • Autres - Fermer le contact net.Desktop
    • Manuellement: Fermer manuellement la fenêtre de communication
    • A la fin de l'appel: Fermer automatiquement la fenêtre de communication à la fin de l'appel
    • Après inactivité de x secs: Fermer automatiquement la fenêtre de communication x secondes après la fin de l'appel

Onglet Gestion appels

10.3 Style

Définition des différents champs:

  • Thème: sélection de l'apparence du net.Desktop
  • Couleurs:
    • Global: couleur globale de l'entête
    • Tableaux: couleurs des lignes des différents tableaux
  • Raccourcis:
    • Recherche contact: Sélection de la combinaison de touches affichant/masquant la fenêtre principale du net.Desktop
    • Speed Dials: Sélection de la combinaison de touches affichant/masquant la fenêtre des speeddials
    • Composer rapidement un n°: Sélection de la combinaison de touches affichant/masquant la fenêtre de composition rapide

Onglet Style

10.4 Sources de données

Définition des différents champs:

  • Local
    • Outlook: Si sélectionnée, le répertoire unifié affichera également les contacts Outlook
    • Thunderbird: Si séléctionnée, le répertoire unifié affichera également les contacts Thunderbird (pas encore supporté)
  • Servers
    • Escaux UCS: Si sélectionné, le répertoire unifié affichera également les contacts du Escaux UCS
    • SugarCRM: Si sélectionné, le répertoire unifié affichera également les contacts du CRM
  • Synchronisation
    • Manuelle: Le répertoire unifié est uniquement synchronisé via le bouton "Synchroniser maintenant"
    • Au démarrage: Le répertoire unifié est synchronisé à chaque démarrage du net.Desktop

Onglet Sources de données

10.5 Video

Définition des différents champs:

  • Général
    • Codec: Sélection du codec utilisé
    • Bande passante préférée: Sélection de la bande passante utilisée par la video
    • Dimensions préférées: sélection de la dimension de la video
  • Qualité de service: Sélection de valeur de schéma de codage (CS)
  • Entrant: Vous pouvez choisir si la video est toujours acceptée, refusée, acceptée lorsqu'il s'agit d'un contact connu ou d'office refusée.

Onglet Video

10.6 Téléphones

Définition des différents champs:

  • Descriptions
    • Ici apparaissent les différents téléphones liés à votre compte Escaux UCS. Vous avez la possibilité de leur donner un alias afin de les reconnaître facilement dans le sélecteur de téléphone.

Onglet Téléphones

11. Troubleshouting

11.1 Firewall

Certains ports doivent être ouverts sur les firewall locaux et distants. Demandez votre administrateur ICT de consulter le document SubAppNoteNetDesktop_1_5
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