Guide d'utilisateur de la messagerie vocale

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Vue d'ensemble

Les PBX Escaux offrent un système de messagerie vocale flexible et hautement paramétrable. Parmis ces fonctionnalités :

  • Trois différents types de message d'accueil.
  • Notifications de nouveaux messages par mail. Cette notification peut aussi inclure un fichier audio reprenant le message vocal.
  • Possibilité d'organiser les messages dans des dossiers.
  • La boîte vocale peut être protégée par un mot de passe.
  • Permet également aux personnes ayant laissé un message de réécouter et éventuellement de le réenregistrer. (optionnel)

Les différents messages d'accueil

Un message d'accueil est un petit message vocal qui se joue avant de laisser la possibilité à la personne qui appel de laisser un message dans la boîte vocale. Ce message a pour but d'avertir votre correspond que vous n'êtes pas en mesure de recevoir des appels. Il peut également être utilisé pour donner à votre correspond des informations supplémentaires quant à vos disponibilités, sur d'autres moyens pour vous contacter, ou d'autres moyens d'assitances.

Les PBX Escaux ont trois types de messages d'accueil:

Message Occupé

Si le PBX Escaux vous considère comme étant occupé, votre correspondant entendra le message Occupé. Votre message peut également être un message générique du type:

  • La personne dont l'extension est extension_interne est actuellement au téléphone.
  • nom_préenregistré est actuellement au téléphone.
  • Ou le message peut être un message que vous avez enregistré vous-même.

Message indisponible

Si le PBX Escaux considère que vous n'êtes pas disponible (par exemple si vous ne répondez pas au téléphone ou bien si votre téléphone n'est pas connecté au réseau), votre correspondant entendra votre message d'indisponibilité. Le message indisponible peut aussi être un message générique du type:

  • La personne dont l'extension est extension_interne est actuellement indisponible.
  • nom_préenregistré n'est pas disponible.
  • Ou le message peut être un message que vous avez enregistré vous-même.

Message temporaire

Vous pouvez également enregistrer un message temporaire. Celui-ci pourra être joué en lieu et place de vos messages Occupé et Indisponible. Ceci peut etre utile si vous êtes en vacance ou que vous voulez informer vos correspondants que vous ne pourrez pas les rappeler prochainement, mais que vous ne voulez pas réenregistrer vos messages Occupé et Indisponible quand vous êtes de retour.

Les dossiers

Le PBX Escaux vous permet de sauver et organiser vos messages vocaux dans des dossiers. Il y a 10 dossiers:

  • Nouveau (New)
  • Ancien (Old)
  • Boulot (Work)
  • Famille (Family)
  • Amis (Friends)
  • Dossier 5 (Folder 5)
  • Dossier 6 (Folder 6)
  • Dossier 7 (Folder 7)
  • Dossier 8 (Folder 8)
  • Dossier 9 (Folder 9)

Quand un correspondant vous laisse des messages, le PBX les placera dans le dossier Nouveau (New). Si vous écoutez vos messages, et que vous ne les effacez pas ou que vous les sauvez dans un dossier différent, le PBX les déplacera automatiquement dans le dossier Ancien (Old).

Quand vous vous connectez à votre boîte vocale, le PBX prendra le dossier Nouveau (New) comme dossier par défaut si vous avez des nouveaux messages. Si ce n'est pas le cas, le PBX prendra le dossier Ancien (Old) comme dossier par défaut.

Laisser un message dans une boîte vocale

Si vous n'avez pas la possibilité de répondre à un appel, votre administrateur peut avoir configuré le PBX pour laisser la possibilité à vos correspondants de laisser un message dans votre boîte vocale que vous pourrez écouter ultérieurement. Selon la manière dont le PBX a été configuré, votre correspondant peut dans un premier temps écouter un message d'accueil et/ou quelques instrtuctions avant de pouvoir laisser le message vocal proprement dit.

La procédure pour laisser un message devrait ressembler à ceci:

  1. Joue le message d'accueil aproprié.
  2. Joue quelques instructions.
  3. Joue un bip.
  4. Enregistre le message, et peut éventuellement laisser la possibilité à votre correspondant de revenir sur son message.

Accès à votre messagerie vocale

Authentification

Le PBX Escaux fournit plusieurs méthodes d'accès à votre messagerie vocale.

  • En appuyant sur un boutton de votre téléphone : votre téléphone peut avoir un boutton spécial qui a été configuré à cet effet. Veuillez consulter la documentation qui vous a été fournie avec votre téléphone.
  • En appelant l'extension 8500: si votre téléphone ne dispose pas d'une touche spéciale d'accès à la messagerie vocale, vous pouvez appeler directement l'extension 8500 sur votre propre téléphone IP. Avant de pouvoir écouter vos messages, vous pourriez devoir entrer un mot de passe.
  • En appelant l'extension 8502: si vous n'utilisez pas votre propre téléphone, vous pouvez appeler directement le 8502 depuis n'importe quel téléphone IP. Avant de pouvoir écouter vos messages, votre extension et votre mot de passe vous seront demandés. Si vous voulez avoir accès à votre messagerie vocale depuis l'extérieur de votre compagnie, vous devriez demander à votre IT Manager d'attribuer un numéro externe (DDI) à l'extension 8502.

Votre première authentification

La première fois que vous vous authentifiez dans votre messagerie vocale, vous pourriez devoir changer certains paramètres. En particulier:

  • Enregistrer votre nom.
  • Enregistrer votre message d'accueil Occupé.
  • Enregistrer votre message d'accueil Indisponible.
  • Modifier votre mot de passe.

Les menus

Cette section comprend un aperçu complet des menus utilisés dans votre messagerie vocale. Le menu principal sera le premier menu auquel vous serez confronté une fois que vous serez authentifié.

  • [1] écouter les messages dans le dossier courant (sélectionné par défaut)
    • options durant la lecture d'un message
      • [*] Revenir 3 secondes en arrière
      • [#] Avancer 3 secondes en avant
      • [0] Mettre la lecture du message en pause. Appuyer sur n'importe quelle touche pour reprendre la lecture.
      • [1456789] La pression sur l'une de ces touches arrêtera la lecture du message en cours et exécutera l'action post-playback qui lui est associée
    • options post-playback
      • [1] Retour au premier message dans le dossier courant
      • [2] Changement de dossiers. Voir chapitre 3.4 pour plus d'informations
      • [3] Options avancées
        • [1] Envoyer une réponse
        • [3] Ecouter l'entête du message : date et heure à laquelle les messages ont été laissés, ainsi que le numéro du correspondant.
        • [*] Retour au menu principal
      • [4] Répéter le message précédent
      • [5] Répéter le message courant
      • [6] Jouer le message suivant
      • [7] Supprimer/Restaurer un message et passer au message suivant
      • [8] Envoyer le message à un autre utilisateur
        • Entrer l'extension vers laquelle envoyer le message
        • [1] to pre-pend the message (i.e. introduce the message)
        • [2] to send the message without prepending
      • [9] save message :
        • [0] Vers le dossier Nouveau (New)
        • [1] Vers le dossier Ancien (Old)
        • [2] Vers le dossier Boulot (Work)
        • [3] Vers le dossier Famille (Familly)
        • [4] Vers le dossier Amis (friends)
      • [*] Menu principal
      • [#] Sortir de la messagerie vocale
  • [2] Changer de dossier
    • [0] Vers le dossier Nouveau (New)
    • [1] Vers le dossier Ancien (Old)
    • [2] Vers le dossier Boulot (Work)
    • [3] Vers le dossier Famille (Familly)
    • [4] Vers le dossier Amis (Friends)
    • [#] Annuler
  • [3] Options avancées
    • Actuellement non disponible
  • [0] Options de la messagerie vocale
    • [1] Enregistrer le message d'accueil Indisponible (unavail.wav)
    • [2] Enregistrer le message d'accueil Occupé
    • [3] Enregistrer votre nom (greet.wav)
    • [4] Changer votre mot de passe
    • [*] Retour vers le menu principal
    • The unavailable message takes precedence over the recorded message
    • S'il n'y a pas de nom ou de message d'accueil Indisponible d'enregistré, le message par défaut de la messagerie vocale sera joué: La personne dont l'extension est XYZ n'est pas disponible. Veuillez laisser votre message après le bip.
  • [*] Aide, répéter les options du menu
  • [#] Sortir de la messagerie vocale

Changer de dossier

Si vous sélectionnez l'option pour changer de dossier, le PBX vous présentera les options suivantes:

  • 0 New messages.
  • 1 Old messages.
  • 2 Work messages.
  • 3 Family messages.
  • 4 Friends messages.
  • 5 Folder 5 messages3.
  • 6 Folder 6 messages3.
  • 7 Folder 7 messages3.
  • 8 Folder 8 messages3.
  • 9 Folder 9 messages3.
  • # Cancel the change folder operation.
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