Guide d'utilisateur de la messagerie vocale version LITE

1. Introduction

Le ESCAUX UCS offre un système de boîte vocale flexible et performant. Les fonctions suivantes sont disponibles :

  • Deux types de messages d'accueil
  • Notification de nouveaux messages via le courrier électronique. En option, cette notification contient aussi le fichier audio avec le message complet.
  • Code d'accès pour accèder à votre boîte vocale (peut être modifié via l'interface web du ESCAUX UCS : smp.escaux.com)

1.1. Types de messages d'accueil

Un message d'accueil est un message qui est joué avant que l'appelant ait la possibilité de laisser un message. Ce message a pour but de faire savoir à l'appelant que vous n'êtes pas capable de répondre à son appel. Ce message peut aussi contenir d'autres informations, par exemple pour indiquer quand vous serez disponible ou pour lui expliquer quels sont les autres moyens de vous contacter.

Le ESCAUX UCS permet de définir deux types de messages d'accueil:

Message en cas d'absence (message standard)

Ce message peut être:

  • La personne avec l'extension numéro n'est pas disponible
  • votre nom n'est pas disponible
  • n'importe quel autre message que vous aurez enrégistré

Message temporaire

Vous pouvez aussi enregistrer un message temporaire. Ce type de message est utile par exemple pour indiquer que vous êtes en congé.

1.2. Répertoires

Le ESCAUX UCS vous permet de classer les messages que vous avez reçus dans deux répertoires:

  • Nouveau
  • Ancien

Quand vous avez écouté un message sans l'effacer, ce message sera mis automatiquement dans le répertoire 'Ancien'.

Quand vous entrez dans votre boîte vocale, le ESCAUX UCS jouera d'abord les nouveaux messages. Si vous n'avez plus de nouveaux messages, le premier message du répertoire "ancien" sera joué.

2. Déposer un message dans votre boîte vocale

Si vous êtes indisponible, votre appelant aura la possibilité de laisser un message dans votre boîte vocale.

Le processus est le suivant:

  1. Le système joue votre message d'accueil
  2. Le système joue quelques instructions
  3. Le système joue un 'bip'
  4. L'appelant enregistre son message

3. Accéder à votre boîte vocale

3.1. Comment rentrer dans votre boîte vocale

Le ESCAUX UCS permet plusieurs moyens pour accéder à votre boîte vocale:

  • En appuyant sur une touche sur votre téléphone: certains téléphones ont une touche qui permet d'accèder à votre boîte vocale. Consultez la documentation de votre téléphone.
  • En appelant le numéro 8500: si votre téléphone n'a pas de touche directe pour accèder à votre boîte vocale, vous pouvez également appeler le numéro 8500. Le système vous demandera de rentrer votre code d'accès.
  • En appelant le numéro 8502: si vous n'avez pas accès à votre propre téléphone, vous pouvez appeler le numéro 8502 à partir de n'importe quel téléphone. Le système vous demandera de rentrer votre extension et votre code d'accès.
  • En appelant un numéro public: si vous êtes à l'exterieur de votre entreprise , vous pouvez appeler un numéro défini par votre IT Manager. Consultez votre IT Manager afin de connaitre ce numéro. Le système vous demandera de rentrer votre extension et votre code d'accès.

3.2. La structure des menus

Ce chapitre explique la structure des menus de votre boîte vocale.

  • Entrée dans la boîte vocale
    • Rejoue nouveaux messages (si disponibles), sinon rejoue anciens messages (si disponibles)
    • [9] Changer répertoire
      • [0] répertoire messages nouveaux
      • [1] répertoire messages anciens
    • [0] options boîte vocale
      • [1] enregistrer message d'absence
      • [2] enregistrer message occupé (inutilisé)
      • [3] enregistrer votre nom
      • [4] enregistrer un message temporaire
      • [*] retour au menu principal
      • Si aucun nom ou message d'absence n'a été enregistré, le message d'accueil par défaut sera utilisé.
    • [*] Aide, répéter les options du menu
    • [#] Quitter le menu vocal

  • Pendant que vous écoutez vos messages
    • [*] Retourner 3 secondes en arrière
    • [#] Avancer de 3 secondes
    • [0] (Dés)activer la Pause
  • Après avoir écouté un message
    • [1] répéter le message
    • [2] sauvegarder le message
    • [3] effacer/récupérer le message
    • [4] transférer le message vers un autre utilisateur
      • encoder l'extension de l'utilisateur vers qui vous voulez transférer le message
      • [1] pour préfixer le message avec une introduction
      • [2] pour envoyer le message sans introduction
    • [9] Changer de répertoire
      • [0] répertoire messages nouveaux
      • [1] répertoire messages anciens
    • [0] options boîte vocale
      • [1] enregistrer message d'absence
      • [2] enregistrer message occupé (inutilisé)
      • [3] enregistrer votre nom
      • [4] enregistrer un message temporaire
      • [*] return main menu
      • Si aucun nom ou message d'absence a été enregistré, le message d'accueil par défaut sera utilisé.
    • [*] Aide, répéter les options du menu
    • [#] Quitter le menu vocale
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